会议标准化.doc

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1、会议标准化目录一、会议方案2二、会议预算3三、前期组织4四、会议前期4 五、资料制作5-12 六、会议设备13-15 七、酒店交通16-21 八、会议现场21-26 九、会议后期26附会议所用表格制作标准27-29附会议筹备注意事项30-31 一、会议方案（筹划要点）1、确定大会名称及主题2、确定会议举行日期及开会地点（会议地点交通图及会场平面图）3、确定会议规模4、前期组织工作 （1）邀请嘉宾名单 （2）会议交通（包括参会人员来往交通及会期交通） （3）会议住宿（房型） （4）会议用餐（会议用餐菜单及茶歇菜单）5、会议资料准备 （1）会议议程 （2）参会指南 （3）演讲稿 （4）资料袋 （5

2、）胸卡6、会议现场方案 （1）现场设备（租赁及公司自备） （2）指示牌及背景板 （3）鲜花绿植 （4）会议桌型 （5）停车位及网络服务（6）现场注册及用餐二、会议预算（预算类型）1、酒店费用（场地费、用餐费、房费）2、洲际交通费用3、会期租车费用4、设备租赁费用5、资料制作费用6、展览展示费用7、礼品费用8、会期用餐费用（员工）9、交通费（员工）10、电话费（员工）11、文具费12、快递费13、物品费14、相片冲洗费15、影音刻录费16、会议服务费三、前期组织（组织要点）1、确定参会企业名单2、首次电话联络及发送会议通知或邀请函3、企业跟踪情况4、确定参会人员名单及发送相关信息5、充分沟通6、

3、发送第二次会议通知7、与参会人员沟通确认交通及住宿信息8、发送最终信息确认单9、获取参会人员最终信息来制作接机表或报到表四、会议前期1、保持和主办单位或企业的信息联络2、保持和酒店的信息联络3、保持和设备提供方的信息联络4、保持和文件制作方的信息联络5、保持和展览展示方的信息联络五、资料制作设计在制作周期开始之前需要确定制作方案。制作主管人员需要充分与设计人员进行沟通，使之能全面正确地了解会议的主题以及要求，从而确定设计的背景颜色，图标图案，以及标志。事前需要定出2-3套设计方案，每套设计方案在3-4个设计元素上各具特色（颜色，图案，图标，标志等），先由设计主管人员与设计人员协商修改，然后送领

4、导审阅，从而确定最终的设计方案。一套完整的设计方案包括以下成分：1， 会刊封面，侧脊。2， 参会指南封面以及内页。3， 桌签。4， 车证5， 接机牌6， 车证7， 请柬（节目单，菜单）8， 代表证，工作人员证，VIP证9， 盘贴10，相册11，停车证12，横幅（晚宴横幅，会议横幅，走廊横幅）13，背景板14，包柱15，指示牌（会场指示牌，功能区指示牌，注册台指示牌，晚宴指示牌，方向指示牌，午餐指示牌以及秘书处指示牌）。同一套设计方案里面需要统一的设计底色，根据不同的设计物件添加不一样的图标等用于区别。设计方案的确定需要提前至少一个星期制作，建议在会前的四周完全确定。平面文字资料制作所有待制作物

5、品均需要制作单位出示最终版的小样，然后制作主管人员参考验收标准，验证无误之后方可开始批量制作。1、会刊：会刊制作分为会刊内页，会刊封面，会刊背面以及会刊侧脊四个部分的制作。在正式开始制作会刊之前，需要收集会刊相关文件资料的原稿（演讲稿，相关介绍文字资料），然后综合会议主题确定会刊相关设计（封面，背面以及侧脊）。在领导确定会刊的设计之后，进行文字资料的校对工作。会议的文字信息来源很广，并且随时可能更改，针对这个特点，需要对待印刷的文字资料进行适时的校对，保证会刊最终版本上的信息准确无误。以上两项工作完成之后，开始印刷，在制作人员规划的时间之内，需要跟相关制作单位协商会刊制作标准，以及验收标准。在

6、跟制作单位充分沟通之后，制作单位负责排版，以及相关印刷，此项工作完成之后，制作单位出示会刊小样，制作主管人员需要根据会刊内容制定一套制作验收标准用以验收制作小样，如制作不符合要求，则要求制作单位返工，直到达到预定标准后才可以开始批量印刷。 会刊内页以目录的形式开始，目录包含会议大致信息，约占一页。从第二页起是会议的具体日程安排，相关格式参照东盟会议会刊。日程之后是内页的正式文件资料，需要用隔页纸与前面内容分隔。如果会议以不同的主题分为几个部分则每部分的文件资料需要用耳朵纸加以分割。耳朵纸的具体形式以及制作要求参见IEA会议会刊。相关步骤主要注意的问题：1，相关文件资料准备：会刊最核心的部分就是

7、会刊内页内容。一般由大会所需的相关文件资料组成。出于以上原因，必须保证文件资料的正确性。前期的资料收集工作是一个相对周期较长，变化较大的工作，所以制作主管人员需要进行适时的信息更新，注意相关的更改细节，所有的文字资料需要与原始文件进行一一校对，保证制作前的文字资料准确无误。相关问题：I,日程更改：会议前期的日程一般很难保证就是最终版本的日程，在会议筹备途中很有可能更改，制作主管人员需要最快最准确地掌握最终最新的日程。II，相关职位，部门或组织的中外文翻译：大会参会代表的中外文职位也是相当重要的一环。外方代表一般只会提供其对应的英文职位，工作部门或组织。大会会刊制作的同时，我们需要将其翻译成中文

8、，这一环节需要严格把关，所有翻译需交由相关司局领导确定，并保有领导确认的最终版职位中外文对照表，用以校对会刊的相关信息来源。III，相关文件的修改：在会议筹备的同时，参会代表的原始文件资料会相应修改，在正式印刷制作开始之前需要保证所有文件资料的准确性。适时更新相关文件资料。IV，页眉页脚，页眉页脚需要加近内页，注意页眉需要与整体的设计风格统一，同时保证内容不会存在错误或者歧义。页脚注意页码的正确性。V，隔页纸，根据相应的会议日程，确定隔页纸的摆放位置，并且需在小样中得以体现。VI，字体，所以相应内容的字体，格式需要统一。VII，侧脊的文字需要竖排。验收标准：I，检查目录，确定会议基本信息准确无

9、误。II，检查日程，与最终版本的中外文日程对照，逐项检查。III，检查内页文字内容，依据代表提供最终版的文件资料。IV，检查文字格式，所有文字内容要求完全统一，在同一模块里出现不同字体，字号，以及格式上的不一致。V，会刊的封面文字需要仔细核对，确保会议中外文名称，会议举办地点和时间准确无误。VI，会刊侧脊是否竖排。VII，参照制作要求相关材料是否达到要求。VIII，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）参考标准：IEA会刊。1、参会指南参会指南包括会议日程，会议相应活动的主办地点（需附上地点平面图）以及相应的提示性信息。制作参会指南的目的在于，使参会代表能一目了然了解整个活动的流

10、程和需要注意的事项。辅以场内工作人员的引导与配合，使代表能无障碍的参与会议。参会指南的设计沿袭会刊的设计，底色与之一致。参会指南封面需包含会议中英文名称，主办时间，地点以及主办方名称。相关问题：I，参会指南的日程要求与会刊一样，因其指导性的作用，参会指南的日程需要做到完全正确，校对的标准参照最终版的日程。II，参会指南里面包含了具体活动的地点。需在印制之前把全部活动地点确定，并且保证在印刷时活动地点的名称以及方位平面图准确无误。III， 根据需要制作中外文两个版本的参会指南，其中所包含的注意事项的中外文应该一一对应。IV，根据具体会议主题，需要对参会指南进行相应模块的修改。V，字体，所以相应内

11、容的字体，格式需要统一。验收标准：I，包含的日程是否与最新日程完全同步。II，活动举行地点是否正确。III，中外文信息是否完全对照。IV，字体和格式是否统一。V，参照制作要求相关材料是否达到要求。VI，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、桌签桌签用于会议召开是个人，国家或者组织的提示。一般是人名，国名或者机构名，要求中外文对照，特殊情况只需要英文版本（根据参会代表情况以及会议类型而定）。桌签分为大小两种，大桌签用于会议VIP代表的信息提示，小桌签用于一般参会代表的信息提示。相关问题：I，字体，所以相应内容的字体，格式需要统一。II，信息校对，鉴于桌签的意义，需要我们十分认真

12、的校对桌签上的人名，国名或者机构名称。需要清楚制作要求。所用英文信息需要用统一字体的英文大写字母表示。在使用以上相应信息的简写时，须特别注意缩写的正确性，以及标点的位置等。验收标准：I ，桌签的字体和字号是否达到要求。II，人名，国名，组织名是否拼写正确，英文是否全部大写。III，参照制作要求相关材料是否达到要求。IV, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、工作证，代表证以及VIP证以上三种证件用于指示出席本次会议的相关人员，简言之只有佩有以上三证中一种的人员才是会议的相关人员。会议组织方的人员统一佩戴工作人员证，一般参会代表佩戴代表证，VIP参会代表佩戴VIP证。三证的文

13、字内容基本一致（除开身份信息），三证的正面需要包含会议中外文名称，证见拥有者身份（代表，VIP或工作人员）。三证的背面是会议活动的地点以及时间信息。以上所有包含的内容均要求中外文对照。三证需要各执一种颜色，用于区别。相关问题: I，文字校对，三证的制作相对简单，需要仔细校对正面的会议名称，身份提示与所用颜色是否符合。背面的重大活动地点以及时间信息。验收标准：I，文字校对，以及背面的功能区标示是否正确。II，参照制作要求相关材料是否达到要求。 III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）2、车证根据会议举办地点的不同，需要制作数量不一的车证，用于在会议举办地点停放组织者以及相应

14、出席领导以及贵宾的车辆。车证正面包含会议中外文名称以及中文字“车证”背面印上会议设计的主体颜色。验收标准：I，会议中外文名称是否正确。II，参照制作要求相关材料是否达到要求。III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、请柬会议主办方一般会在会议召开前一天召开晚宴，对于出席晚宴的代表需要分发晚宴请柬。晚宴请柬的设计区别于会刊，参会指南等设计。请柬包括请柬外壳和请柬内页。请柬内页正面是中外文两版的请柬文字，背面是设计图案。在请柬制作的同时，根据会议的规模以及领导要求需要制作节目单和菜单。相应设计风格与请柬一致。相关问题：I，请柬文字，请柬文字的用语特别重要，相应文字需要交由有

15、关领导审阅，同时注意中外文的校对。II，节目单和菜单需要注意顺序，节目单，菜单上的顺序需与节目表演与上菜顺序保持一致。验收标准：I，请柬文字是否与领导确认的文字完全一致。II，节目单和菜单的顺序是否与之实际发生的顺序一致。III，参照制作要求相关材料是否达到要求。III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）展览展示展览展示材料用于装饰会场以及提示相应信息。大体包括: 背景板，指示牌，横幅，包柱。鲜花绿植。1、背景板：背景板置于主会场，采用喷绘制作。上面印有会议中外文名称，会议举办地点以及会议举办时间。相关问题：I，认真的校对背景板上的文字，会议中外文名称，会议时间，会议地点。

16、II，背景板的尺寸需要事先与会议举办地点确定。背景板尺寸需要留出一定尺寸（大于实际尺寸），具体数据与安装背景板工作人员确定，留出尺寸目的在于可以包边，这样一来可以使背景板更加美观。III，如果会议现场使用投影仪，则在背景板两端需要留出空白区域，空白区域的尺寸与设备提供公司协商确定。IV，背景板材质类型：验收标准：I，喷绘的清晰度是否达到要求。II，会议的中外文名称是否正确。III，背景板的尺寸是否正确。IV，参照制作要求相关材料是否达到要求。V，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、横幅：横幅分为会议横幅与晚宴横幅，晚宴横幅需要印上中外文晚宴名称，以及晚宴主办方的中外文名称。

17、会议横幅上印上会议的中外文名称。相关问题：I，注意校对横幅上的文字。名称及其中外文。II，横幅的尺寸须事先与会议和晚宴主办地点工作人员确定决定。验收标准：I，横幅的文字。II，尺寸是否与原始尺寸一致。III，参照制作要求相关材料是否达到要求。III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、指示牌：在具体活动举办地点之前树立指示牌。分为：会场指示牌，功能区指示牌（内容与代表证背面内容一致），注册台指示牌，晚宴指示牌，方向指示牌，午餐指示牌以及秘书处指示牌。以上所有指示牌局放置于具体地点门前，用于指示。相关问题：I，文字的正确性需要得到保证。II，建议制作尺寸：1*2M。III，

18、根据具体会议类型以及实际情况可以适量增减指示牌类型。验收标准：I，指示牌文字。II，参照制作要求相关材料是否达到要求。IV, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）1、包柱：包柱用于装饰会场周边的柱子，上面印有会议的中外文名称。相关问题：I，包柱的文字需要保证正确性，尺寸与会议举办地点确定。II，包柱采取左右相合的包围形式。III，包柱需要留边，这样能保证包柱的密实和美观，具体留边的尺寸与包柱安装人员以及会场人员协商确定。验收标准：I，包柱文字是否正确。II，参照制作要求相关材料是否达到要求。III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）附录：制作要求（成品尺寸、

19、所用纸张、制作要求）参会指南成品尺寸：210X210mm 所用纸张：157克无光铜制作要求：封面覆亮膜，起马订装订会刊成品尺寸：256X306mm（封面） 所用纸张：160克彩机成品尺寸：210X297mm（内页） 所用纸张：100克进口胶版纸 80克普通纸制作要求：封面裁切成品，装壳；内页正背打印，打孔装订请柬成品尺寸：120X140mm（内页） 所用纸张：200克彩机成品尺寸：260X450mm（封面） 所用纸张：160克彩机A3+制作要求：全部正背打印，封面覆哑膜，裁切折叠成成品大桌签成品尺寸：290X230mm 所用纸张：250克无光铜制作要求：对折（字体，以及字号）车证成品尺寸：25

20、0X180mm 所用纸张：200克彩机制作要求：塑封车内指标牌成品尺寸：594X420mm 所用纸张：背胶PP制作要求：喷绘，覆亮膜工作证、代表证等成品尺寸：90X160mm 所用纸张：160克彩机制作要求：正背打印，裁成品接机牌成品尺寸：600X450mm 所用纸张：相纸制作要求：覆亮膜，裱板指示牌成品尺寸：1X2m 所用材料：KT板制作要求：易拉宝支架，喷绘背景板成品尺寸：具体会前确定 所用材料：视情况确定制作要求：喷绘包柱横幅成品尺寸：会前确定 所用材料: 写真布（720点）制作要求：喷绘注：其它具体事宜根据实际需要进行相应调整。六、会议设备列出设备清单（1）根据现场勘查情况确认酒店可以

21、提供的设备情况，列出清单；（2）根据会议需求情况，列出总体设备清单，需要注明相应的尺寸和规格情况；（3）结合办公室能够提供的会议设备，得出需要租赁的设备清单；注：设备清单 酒店提供 办公室提供 租赁设备主要设备情况A演示设备：投影屏、投影机或液晶显示屏，笔记本电脑B音响设备：扩音设备、录音设备、主机（即席主机、无线主机）、麦克（台式、立式、即席、无线）C同传设备：中央控制器、红外线发射机、接口器模块、红外辐射器等，同传间，同传器D办公设备：笔记本、打印机、复印机、传真机、移动硬盘、摄像机、照相机、无线翻页器、无线上网卡等联络设备供应商（1）打印租赁设备的清单，传真至设备公司负责人，传真件上标注

22、联系人和联系方式（电话和电子邮箱）；（2）电话联系确认接收传真，并要求在2日内回复设备报价清单；（3）在收到设备报价清单后，核对以前的报价情况，看是否存在过高报价项（如果有，应立即和对方联系协商解决）；（4）确认后，达成初步协定，最后的结算以会议期间的设备实际使用情况为准；（5）在会议开始前，有任何的设备租赁数量或类型的变更，及时以Email形式和设备公司进行联络，并电话确认；（6）在会议前一天，告知设备供应商的设备进场具体时间、地点、方式等；租赁设备确认和安装（1）设备进场后，检查到达现场的设备是否与订购的数量和规格要求相符，验收签字；（2）检查备用设备数量情况等；（3）现场调试确认功能是否

23、能够得到满足；（4）要求在现场布置的过程中，处理走线问题，对于暴露在走道中的线路要求使用宽的黑胶带牢牢的粘和在地板上，以免出现绊人的情况；（5）提醒会议期间提前到场调试设备的时间和人员；（6）会议结束后，签收现场录音磁带，并复核租赁设备是否数量和品质仍然完好，如果出现丢失设备或损坏的情况，应该及时向项目负责人报告；设备入场类别1 自带设备A根据列出的“物品清单”携带必备的会议设备B安排车辆将其送至会议现场的工作间暂时存放2 租赁设备A督促设备公司完成设备的各种安装和调试工作B检查各种提供的设备（包括酒店、设备公司、自带设备）是否符合方案中对现场布置的要求3 展览展示A各种展览展示的标识牌、横幅

24、等是否已经到位B督促各种展台的布置和装饰4 设备调试A现场进行全面的调试，包括所有已经安装的各种设备B对于调试不通过的设备，及时的上报，并协助进行调换、维修等工作C最终清点应该提供的设备是否已经全部到位，且安装完毕设备检测和维护要求1 同传设备检测要求A核对同传器发放的数量，确保一个位置一套同传耳机 B分发同传设备应该按照同传器上的编号有规律的进行发放，便于丢失时的查找 C同传器和耳机应连接好，并整齐的摆放在会议桌或椅子的中间位置 D调试同传耳机的每个听音频道，测试听音的质量是否清晰，然后将音量开至四分之三的位置，最后锁定耳机的听音频道为会议主要用语频道 E观察耳机的外膜是否破损，破损的耳机应

25、该及时更换2 投影设备检测要求A投影屏幕的大小是否和现场的布置相符，不出现遮挡背板、主席台和部分通道的情况B投影效果的清晰程度是否符合规格要求 C投影机设备和演示用电脑的连接是否正常3 摄影设备检测要求A全套设备是否齐全（长短焦镜头、闪光灯、数据线、备用电源） B照相机电源允许供电时间是否充足 C照相机内的照片是否及时的导出、备份到笔记本电脑上，预留出当天需要拍摄照片的充足空间 D将导出的相片按照时间和会议内容进行整理，最后挑选部分照片制作“会议资料光盘”4 音响设备检测要求A各种麦克（鹅颈麦克、无线麦克、立式麦克）的电源连接是否正常 B麦克的声音质量是否正常 C现场的扩音设备是否能够正常工作

26、，达到会议现场内无声音死角5 录音设备检测要求A录音设备是否电源充足 B录音设备是否拥有足够长的录制空间进行工作 C录音效果是否符合清晰、明朗的录制要求 D录音磁带是否按照时间顺序、空间顺序正确的进行分类整理，标识清楚6 摄像设备检测要求A全套设备是否齐全（三脚架、数据传输线、电源连接线、备用电源） B摄像机电源允许供电时间是否充足 C摄像录制光盘是否准备充足7 电脑设备检测要求A电脑的网络连接情况是否正常，确保能够正常上网BMicrosoft Office软件是否运行正常（Word、PowerPoint）C演示文稿中、英文PPT是否显示正常，无乱码现象（需要逐个文件全面检测）DU盘的自动识别

27、是否正常E需要连接网络打印机的电脑，是否能够正常执行打印命令F演示用笔记本和投影仪的连接、切换是否正常8 其他办公设备检测要求A打印机工作是否正常（测试页），是否有充足的墨粉B复印机功能是否满足要求，是否有充足的墨粉，复印效果是否清晰C传真机是否工作正常，拨打外线（国内、国外）D是否准备充足的备用纸张（以A4为主）设备撤场1 自带设备A按照事先列出“物品清单”进行盘点，物品是否数量相符（质量上也需要考虑是否没有损坏）B当需要使用搬家公司时，需要从酒店保卫处开“物品放行条”，然后安排车辆将设备送回办公室C设备回到办公室后，再次核对清单的数量是否相符2 设备公司的同传耳机A最终收场时，不允许酒店服

28、务生和设备公司人员收拾同传耳机，应该由组委会的工作人员负责收拾B清点确认最终的数量，并及时和相关负责人通告器械的缺失情况3 设备公司的设备A督促设备公司人员安全的撤出其提供的设备B核算实材耗用的情况（纸张等）C向设备公司索要会议现场的录音磁带和录像磁带七、酒店交通酒店前期准备：一、会场1、 制定会议的会场使用方案（考虑会议对会场的基本需求，会议的规模，宴会和招待所需的场地、会议的预算等）。2、 初步确定会场的使用意向。 3、 实地考察预选会场4、 相关领导实地考察5、 确定会场6、 收集会场信息（地理位置图、会场平面图、酒店的中英文名字、会场联系人及联系方式）7、 总结会场资源8、 签订合同二

29、、住宿1、 制定酒店住宿预选方案（考虑会议对会场的基本需求，会议的规模，宴会和招待所需的场地、会议的预算等）。2、 确定其对外房型、房价等。3、 实地考察预选酒店。4、 签订协议。三、餐饮1、 确定用餐地点和用餐方式。2、 确定餐单和餐标，根据会议日程指定多套方案。（包括午餐、晚餐、茶歇、工作人员用餐等）3、 注意事项（一些饮食禁忌）4、 签订合同执行期酒店车辆调度组一、 及时与机场接待人员和陪同人员联系，准确掌握参会到表到酒店的时间，适时安排停车位。二、 及时与会务组人员联系安排车辆送参会代表去会场。三、 会议结束与会务组人员联系适时安排停车区。酒店注册组与接待组一、及时与机场接待人员和陪同

30、人员联系，准确掌握参会到表到酒店的时间，问清国家和姓名，准备注册和安排住宿相关事宜。二、待参会代表到达酒店，接待人员应及时迎接，将其引领到指定的注册地点，领取相关资料并做相关说明后，又酒店服务人员协助将参会代表领至房间休息。三、注册组人员每天统计参会代表入住信息并汇总。会务组一、会场布置（提前一天进行）1、 资料包（提前一天准备好，并按一定的顺序排列，以便查找分发。）2、 背景板（文字的确定、尺寸、摆放位置）3、 国旗（摆放位置）4、 主席台（入座人员、麦克、鲜花、水等）5、 演讲台（电脑、鲜花、麦克、翻页器等）6、 注册台（桌签、办公文具、签到表、鲜花、电脑、打印机等，见文档“注册”）7、演

31、示设备：投影屏、投影机或液晶显示屏，笔记本电脑8、音响设备：扩音设备、录音设备、主机（即席主机、无线主机）、麦克（台式、立式、即席、无线）9、同传设备：中央控制器、红外线发射机、接口器模块、红外辐射器等，同传间，同传器10、办公设备：笔记本、打印机、复印机、传真机、移动硬盘、摄像机、照相机、无线翻页器、无线上网卡等11、桌签（文字信息是否正确、摆放位置）12、鲜花和绿植（造型设计、摆放位置），于会议当天提前三个小时送到会场。13、标示牌KT板的摆放（会场、贵宾室、工作室、秘书处、餐宴厅等）二、贵宾室1、 外设指示牌。2、 沙发、茶几的摆放及数量。3、 摆放鲜花、水和水果等。三、秘书处1、 外设

32、指示牌。2、 秘书处安装打印机、装订设备、宽带设备、电脑等。四、现场注册和接待1、布置注册台（桌签、鲜花、名片托盘、注册表、文具等）2、工作流程见文档“注册”。3、茶歇时提醒参会代表准时回到会场。4、会议结束引领参会代表去指定地点就餐。五、参会代表用餐 （午餐/午宴、晚餐/晚宴、茶歇）（一）、宴会方案筹备1、确定用餐时间和地点2、悬挂宴会横幅3、确定参宴人员4、确定宴会形式（自助、分餐等）5、确定宴会桌形及桌签的摆放。6、确认其他设备（立麦、鲜花、餐单）7、参会代表携宴会请柬或参会代表证入席。执行期1、提前 小时通知酒店服务人员开始准备餐宴相关事宜。（包括摆台、布置等）2、检察相关设备是否已经

33、到位（立麦、鲜花、中外文餐单等）3、检察桌形和桌签是否摆放正确。4、会议结束时支持人、广播或PPT提示参会代表到指定的地点用餐。5、接待人员分布各个位置引领参会代表进入就餐区。 （二）茶歇方案1、确定茶歇时间和地点2、提前 小时提醒酒店服务人员准备茶点。2、会议中场参会代表休息时，引导小组人员引领参会代表进入茶歇区休息。3、茶歇结束，工作人员借助标示牌、广播、PPT、铃铛提示参会代表返回会场。4、所需物品：标示牌、铃铛等。六、工作人员用餐1、 确定工作人员用餐时间段和地点。2、 工作人员轮流到指定的地点用餐，并准时回到工作岗位。交通车辆调度（一）、前期（车辆的准备）1、根据参会代表到会情况确认

34、接机的车辆，包括领导接机、贵宾接机和一般参会代表接机。 2、制定接机车辆联系表（包括车号、司机姓名、联系电话）。3、确定机场、酒店、会场停车证、停车区。4、确定车辆内的物品（水和药品等）。5、确定机场调度组、酒店调度组和会场调度组人员（机场 人，酒店 人，会场 人）。6、制定车辆使用表（即车辆调度表）7、根据参会情况准备备用车辆（车号、司机姓名、联系方式）。8、制定接待人员联系表（包括领导接待人员、贵宾接待人员和一般参会代表接待人员）。9、制定机场到酒店、酒店到会场、会场到酒店、酒店到机场的路线和时间。 （二）、执行期机场到酒店1、根据参会到表到京时间提前20分钟安排车辆在机场停车场等候。2、

35、与各车辆的陪同人员确认车辆的停放位置，让陪同人员与司机接洽，同时把行车安排提供给司机。3、机场调度组根据接机表上参会代表到京的时间与陪同人员和机场接待人员联系并适时调度车辆。4、将参会代表准确安全地送往酒店。5、陪同人员每日填写用车情况表并每日汇总到酒店车辆调度组，酒店车辆调度组再报总车辆调度组负责人。酒店到会场1、 酒店调度组提前安排各种车辆停放在指定的停车处。2、 安排司机休息并告知接下来的行程安排。3、 出发前提前20分钟安排车辆在指定地点待命。（领导用车、贵宾用车和一般参会代表用车停车待命的地点有所不同。）4、 检查车辆的外观干净度、内部整洁度、车证、司机着装、车辆内的物品（水、药品等

36、）。5、 陪同人员在车辆出发后，通知会场车辆调度组预计到达的时间，让其安排停车区。6、 根据实际情况安排备用车辆等候未上车的参会代表，并将其送往会场。7、 酒店车辆调度组按照实际用车情况填写用车情况表，每日汇总交到车辆调度组负责人处。会场到酒店1、 会场车辆调度组安排各种车辆有顺序停放。2、 安排司机的休息和用餐。3、 会议结束前会场会务组提前通知会场车辆调度组安排车辆。4、 有陪同人员手持标志牌引领不同的参会代表上不同的车。（领导、贵宾、一般参会代表）5、 根据实际情况安排备用车辆送未上车的参会代表到酒店。6、 会场调度组通知酒店调度组预计到达酒店的时间，让其安排停车区。7、 陪同人员引导参

37、会代表参加晚宴或用餐。8、 安排司机用餐。9、 晚宴后，根据所住不同的酒店安排上车，并将参会代表送往各个酒店。10、陪同人员填写车辆使用表后报个酒店车辆调度组，酒店车辆调度组汇总后交总车辆调度组负责人。酒店到机场1、 根据参会代表离京时间表，提前23个小时将参会代表送往机场，并办理出境手续。2、 各陪同填写用车情况表后报机场车辆调度组，机场车辆调度组汇总后报总车辆调度组负责人。接送机（一）、前期A、陪同人员：（领导和贵宾陪同人员、一般参会代表陪同人员）1、确认参会代表及一行人到京的准确时间、航班、人数、以及联系人和联系方式，并提供给酒店注册组。2、确认参会代表及一行人入住的酒店、酒店注册组联系

38、人和联系方式。3、确认车辆的车号、司机姓名和联系方式、车辆停车地点等。4、确认行车路线和时间。5、确认机场车辆调度组、机场接机人员、机场行李办理人员、机场出关手续办理人员的联系方式。6、熟悉会议日程、参会代表一行人在京的日程安排、所住酒店的信息，以及下一个活动安排。B、机场接待人员：1、掌握全部参会代表到京日期时间和接机分配情况。2、确认参会代表出关的相关手续和具体时间。3、确认是否已经准备好接机牌、停车证等。4、确认机场接待区联系人、机场接机组调度人员及联系方式。5、熟悉机场托运行李的办理程序及相关手续。C、车辆调度人员：1、确认接机车号、司机姓名和联系方式、车辆总数及停车区。2、确认参会代

39、表各个车的分配方案、联系人和联系方式。D、机场接机组：1、确认机场贵宾室的使用安排。2、确认接机各个环节的人员联系表及安排表。3、确认贵宾到京的总体情况。（二）、执行期A、陪同人员：1、根据参会代表到京时间提前半小时抵达机场等候。2、根据参会代表到京时间及时与其联系人联系或与机场接机组人员确定时间。 3、陪同人员接到领导和贵宾后将他们领到贵宾室休息，并找机场服务人员办理通关手续，找行李办理人员领取行李。一般参会代表直接引领到乘车地点，送往所住酒店。4、待离开机场，陪同人员及时通知酒店注册组联系人，告知预计到达酒店的时间、人数、姓名等。B、机场接待人员：1、根据参会代表到京时间举接机牌等候接机。

40、（交替进行）2、确认所接来宾姓名并引领出关，通知陪同人员与其交接。C、车辆调度人员、机场接机组：配合各个接机环节的人员及时调度车辆，安排人员。（三）、后期1、整理并记录机场贵宾室使用情况，于当天晚上汇总并报到接机组。2、整理并记录贵宾车辆使用情况、时间、里程数，于当天晚上汇总并报到车辆调度组。八、会议现场会场布置1、 资料包a) 提前一天装袋，包括会刊、参会指南、笔、笔记本、参会代表证等。b) 再次确认资料袋内资料，提前将资料包摆放在各参会代表的座位上，或者当天提前2小时将资料包按照一定的顺序摆放在注册台，以便参会代表前来注册的时候分发给参会代表。（按照国家字母顺序、参会代表姓名字母顺序，或单

41、位名称归类摆放）。c) 根据情况准备备用的资料包，以备来不及注册的参会代表使用。d) 会后整理所有剩余的资料包，提交入库。2、 背景板（文字的确定、尺寸、摆放位置）a) 会前实地考察会议场地，量取会场尺寸，以确定背景板的尺寸。b) 确定背景板上的中外文文字，确保其正确性。c) 将相关的信息告诉制作公司让其制作。（具体制作标准见文档“文字制作”）d) 提前一天安装背景板e) 再次确认背景板文字及色彩3、 国旗 （根据会议性质确定是否需要国旗）a) 准备国旗和旗杆b) 熨烫国旗c) 确定国旗的摆放位置（注意主客之分）d) 悬挂国旗（注意国旗不能倒挂或反挂）4、 主席台（入座人员、麦克、鲜花、水等）

42、a) 确定设立主席台的位置。b) 确定主席台人员入座顺序。c) 摆放主席台入座人员相对应的桌签。d) 在适当的位置摆放麦克、鲜花和水等物品。5、 演讲台（电脑、鲜花、麦克、翻页器等）a) 确定设立演讲台的位置。（注意不要遮挡住投影仪的光线和投影幕布，以不至于妨碍参会代表观看PPT演示。）b) 摆放演讲人使用电脑。（会前检查电脑、相关演讲稿、网络连接等）c) 摆放鲜花、麦克、翻页器 d) 会前向演讲人演示如何使用翻页器。6、 注册台（桌签、办公文具、签到表、鲜花、电脑、打印机等，见文档“注册”）a) 注册台上放置注册桌签一个，面向参会代表前来的方向，以方便目测。b) 平台上放置注册表，供代表注册

43、确认签字。c) 座椅旁放置资料袋（按一定的顺序摆放或分类摆放）。 d) 桌面平均放置名片托盘。e) 摆放好所需文具。7、 设备A. 确定设备的摆放位置和工作台的位置。B. 会前检测所有设备是否可以正常使用，检测标准参见文档“会议现场设备”。C. 所用设备如下：演示设备：投影屏、投影机或液晶显示屏，笔记本电脑音响设备：扩音设备、录音设备、主机（即席主机、无线主机）、麦克（台式、立式、即席、无线）同传设备：中央控制器、红外线发射机、接口器模块、红外辐射器等，同传间，同传器办公设备：笔记本、打印机、复印机、传真机、移动硬盘、摄像机、照相机、无线翻页器、无线上网卡等8、桌签（文字信息是否正确、摆放位置）A. 根据参会代表注册信息制作相对应的桌签，根据实际情况制作不同的尺寸。B. 桌签的排放应该按照一定的规则。（分清主次及摆放位置及朝向）9、鲜花和绿植鲜花绿植摆放于会场，秘书处，晚宴现场等，要求配合当时的会场气氛添置不同种类以及造型的鲜花。在主会场施工所遗留的设备的电线，接线器等需要用鲜花绿植遮拦，力求使会场美观，隐藏电线等破坏会场整体性的物件。秘书处鲜花摆放于秘书台，晚宴在主桌摆放大花篮，在附桌摆放小花篮。A