采购业务流程.ppt

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1、第一部分第一部分 采采 购购 业业 务务 流流 程程 供方选择评价流程供方选择评价流程采购实施流程采购实施流程业务流程步骤描述业务流程步骤描述采购信息供方选择供方选择评价流程供方选择评价流程供方评价产品批准商务谈判合格供方名单供方监测供方开发供方重新评价目的目的1、选择行业内有较强竞争优势的供方。2、选择质量保证能力较强的供方，能够持续改进和提高产品的质量。3、选择采购成本 最低的供方。4、选择能够提供优质、高效服务的供方。5、选择具有较强开发设计能力的供方，能够支持公司产品的研发和跟踪国内行业先进的技术。供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标新机型所需新供方、老机型开发新供方、老供方开发新

2、产品输入1、技术、研发、生产部门提供的采购信息、生产计划、产品开发计划。2、采购部门根据降成本计划、提高产品质量、保证供应等需求，制定的供方开发计划。过程1、收集与一汽、二汽、济汽、陕汽、红岩、欧曼、春兰等国内知名企业配套的供方资料及价格信息。2、通过电话或传真等方式，向现有和潜在的供方介绍我公司的情况，描绘我公司发展的美好前景，邀请对方与我公司进行业务洽谈。3、对铸件、锻件、冲压件、铆焊件、机加工件，尽可能利用一拖公司及其附近的资源的优势，就近开发，实行本地化采购。4、了解市场零部件区域化分工，如江苏丹阳的灯具、浙江的塑料件等，在区域内选择具有较强竞争力的供方。5、通过信息收集，列出预选供方

3、名单。记录1、预选供方名单采购信息供方评价供方的选择输入输出供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标对供方进行初步的评审，以确定其是否满足我公司基本需求输入预选供方名单过程1、根据预选供方名单，要求供方提相应的资质，如产品系列、营业执照、税务登记证、质量体系认证证书、行业配套厂家证明、产品鉴定书及供方基本情况调查表。2、按照供方评价准则，汇同技术部、质保部等部门，对供方进行评价。评价根据供方提供产品的重要度，可采取业绩评价、现场审核或样品试验等方式进行。3、汇同技术部、质保部等部门填写供方评价记录。记录1、产品系列、营业执照、税务登记证、质量体系认证证书、行业配套厂家证明、产品鉴定书2、供方基

4、本情况调查表3、供方评价记录供方的选择产品批准供方的评价输入输出供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标确定供方产品是否满足我公司需求，及其持续提供合格产品的能力输入评价合格的供方名单及产品明细过程1、预选供方评价合格后，根据其提供产品的重要度，实施产品批准。产品批准的等级具体见供方产品批准准则。2、对供方产品批准时，必须要求供方提供产品的图纸、技术标准、出厂检验标准。3、技术部根据供方的图纸及技术标准，结合我公司产品情况，与供方进行技术标准汇签，并签定技术协议。4、质保部与供方签定质量保证协议。5、根据双方签定的技术协议，供方提供样品或小批，到我公司进行检验和试装，业务员填写样品、小批鉴定单

5、。样品、小批检验和试装合格，可确定为预选合格供方（一般情况下，样品由供方免费提供）。6、样品、小批检验或试装不合格，可允许二次送样，如仍不合格，要求对方交纳试装费，方可试装。记录1、产品的图纸、技术标准、出厂检验标准2、技术协议、质量保证协议3、样品、小批鉴定单供方的评价商务谈判产品批准输入输出供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标最大限度地降低采购成本，使采购价格低于行业价格输入经过质量认可的预选合格供方过程1、要求供方填写产品报价表及总成件折分价格表，供方需签字盖章认可。2、对供方的产品进行成本分析，了解其“原材料价格、成品率、设备工装折旧、人员成本、能源运输费用、税金、期望利润”等。3

6、、收集市场原材料信息、其它供方同类产品的价格。4、采取“比价采购、招标采购、采购量集中、最优价格评估、规格型号改进、联合关系重整”等采购策略，运用谈判技巧，同价格核定小组一道与供方进行商务谈判。5、谈判结果向部门领导汇报，同意后，按标准合同文本与其签定价格协议6、签定协议时，供方应提供“营业执照、税务登记证、法人授权委托书、授权人身份证复印件”。7、按合同审批表要求，进行合同审批。批准后，一份交财务部，一份供应部，二份给供方。8、根据市场形势，不断进行价格基准的比较，制定降价计划，最大限度地降低采购成本。记录1、产品报价表及总成件折分价格表。原材料市场信息。2、营业执照、税务登记证、法人授权委

7、托书、授权人身份证复印件3、价格协议及合同审批表产品批准合格供方名单商务谈判输入输出供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标列出与我公司配套的合格供方名单，作为采购依据输入供方技术协议、质量保证协议及产品价格协议过程1、供方经选择评价，确认其产品质量及价格能够满足我公司要求，业务员填写供方定点申请表，经技术部、质保部及有关领导批准，列入合格供方名单。2、合格供方名单根据实际情况，随时增加。3、合格供方名单按文件管理要求进行管理，有编审批，及受控标识。4、合格供方名单属于严格保密资料，严禁泄密。4、每年末，对合格供方名单重新发布。记录合格供方名单商务谈判供方监测合格供方名单输入输出供方选择评价流

8、程供方选择评价流程工作目标对供方进行动态管理，不断改进和提高供方产品质量输入合格供方名单过程1、业务员每半年对所有的供方评价供货绩效，填写供方监测记录。2、对供方绩效监测内容主要包括：质量状况、顾客退货的供方原因、交付及时性及附加运费、供方指标履行情况等。3、对供方绩效监测后，对供方进行ABC分类，A类供方占70以上份额，B类供方占20-30份额，C类供方占0-10份额。4、经对供方绩效监测后，供方若达不到要求，业务员向供方下达质量反馈单，要求供方限时整改。5、供方产品连续出现不合格，要求供方监测自己的制造过程，并将结果报供应部。记录1、供方监测记录2、质量反馈单3、供货比例清单合格供方名单供

9、方开发供方监测输入输出供方选择评价流程供方选择评价流程工作目标使供方体系最终符合TS16949要求输入合格供方名单及供方监测记录过程1、根据合格供方名单，列出未通过ISO9001：2000或TS16949认证的供方。并要求供方制定认证计划，业务员监督其执行情况。2、根据供方产品质量状况，制定供方开发计划，采购诸如培训、现场审核、下达纠正措施通知等，促使其提高产品质量。3、供方开发计划实施后，业务员填写供方开发记录。4、对连续出现问题的供方，应进行二方审核。记录1、供方体系认证资格证书2、供方体系认证计划3、供方开发计划4、供方开发记录供方监测供方重新评价供方开发输入输出供方选择评价流程供方选择

10、评价流程工作目标对合格供方的再确认，以保证供方质量稳定和不断提高输入合格供方名单，绩效记录过程1、每年末，供应部组织产品研发部、技术部、质保部、财务部，对合格供方进行重新评价。2、重新评价依据供方再评价准则。3、对评价合格的供方，发布合格供方名单。4、对重新评价不合格的供方，下达质量信息反馈单，限期整改，情况严重的停止供货。整改后进行现场确认，合格继续供货，不合格取消供方资格。5、供方重新评价后，应有5的淘汰率。使供方持续不断地改进和提高质量，降低成本。记录1、合格供方名单2、质量信息反馈单3、供方停止供货评审单供方开发结束供方重新评价输入输出业务流程步骤描述业务流程步骤描述生产计划编制采购订

11、单采购实施流程采购实施流程货物接收验收货物入库货物发送现场服务售后服务目的目的1、按公司生产经营需要，保质保量按时采购到合格产品。2、提高到货合格率。3、提高投产合格率。4、货物及时、准确发送。5、不合格品的处置。6、对供方延期交货的处罚。7、对供方质量问题的处罚。8、零库存的实施采购实施流程采购实施流程工作目标向供方传达准确完整的采购依据输入下达的月度生产计划和变更计划、三包配件计划、质量整改计划过程1、必须在合格供方处采购。2、业务员依据生产计划及库存情况，于每月25日前编写要货计划传真（传真应包括：要货品种、数量、时间，同时还要注明以往供方产品出现质量问题、最新更改的图纸等，保证供方得到

12、准确的采购信息）。3、特别关注质量整改的产品的要货。4、要货计划考虑多家供货的分配额度，实行比质比价采购。5、采购订单经部门领导批准后，及时发给供方。6、要求供方在要货订单上签字确认，经便备查、归档。记录1、月度生产计划和变更计划、三包配件计划、质量整改计划2、要货计划传真及供方确认记录生产计划货物的接收编制采购订单输入输出采购实施流程采购实施流程工作目标货物的催要及接收输入采购订单过程1、业务员掌握供方生产情况，及时催要货物。2、对以往信誉不佳者，特别关注，掌握其实际情况。必要时，派人现场催货。3、供方产品到货后，业务员对其进行检查，是否符合要货计划规定 的品种、数量，检查其是否按时到货，如

13、未按计划时间或数量到货，则按合同约定对其进行经济处罚。4、产品到货后，放至待检库，保管员核对数量，在到货登记本上登记。5、待检库管理员开具验收单，交质保部。6、实行零库存管理，目前实行虚拟零库存制，即供方产品放到公司仓库，由公司代保管，上线结算。随着公司规模的扩大，实行真正的零库存制，即生产多少，供方供应多少，供方在公司附近租仓库。如放至公司仓库，则收取代保管费。记录1、到货登记本2、验收单3、延期交货罚款单编制采购订单验收货物的接收输入输出采购实施流程采购实施流程工作目标判别产品质量是否满足规定的要求输入产品验收单、检验标准、到货产品、供方检测报告（必要时）过程1、质保部根据检验标准对产品进

14、行验收。如检验标准有要求时，业务员通知供方出具产品检测报告。对于新开发的产品，必须有检测报告。2、验收合格后，质保部将验收单传递给保管员，保管员将产品移至待保管库，在代保管帐上登记。3、检验不合格，可采取退货、挑选、返修、放宽等处置方式，如需要办理挑选、返修、放宽的，由业务员填写不合格评审单，交质保部、技术部等部门及技术副总批准。对退货处理的，应在7日内 办理退货手续，当月退货。4、对于明显不合格的产品，实行就地报废，不允许退货。5、对质量有问题的供方，须采取质量罚款等方式，提高其到货产品的质量。记录1、验收单、不合格品评审单2、质量罚款单货物接收货物入库验收输入输出采购实施流程采购实施流程工

15、作目标将合格产品按生产节拍发至工位，保证生产顺利进行输入合格产品过程1、保管员对库存产品分类摆放，标明产品标识和状态标识。2、物资贮存要做到“八防”。对有保质期要求的产品，库存时间不得超过半年。发放时，做到先进先出，发旧存新。3、保管员做到帐卡实三相符。4、保管员依据生产计划，按时将产品发至各工位，并办理出库手续。5、保管员发出货物后，办理结算单，交结算中心，结算中心核对后，交供应部，业务员将其传递给供方，作为开具发票的依据。采购员接到供方发票后，核对与结算单是否相符，符合后办理挂帐手续。6、对已合格入库，但因技术更改需要重新返修的，业务员要及时采取措施，线下修复，重新验收入库。记录1、领料单

16、、结算单2、发票货物入库现场服务货物发送输入输出采购实施流程采购实施流程工作目标保证装配线顺利进行输入合格的产品过程1、采购员每天到现场查看装配情况，及时了解第一手信息。2、如接到装配线通知，必须在15分钟内赶到现场，及时处理问题。3、一些总成件，如柴油机、车桥、车架等，业务员与供方联系，要求其跟线服务。4、装配中出现的不合格品，由车间办理退料单，经质保部签字认可后，保管员按退料单数量补发合格产品。5、线上出现的不合格品，放至不合格品库，业务员定期退货。6、对线上出现问题的产品，业务员要认真分析，并以质量信息反馈单形式通知供方。记录1、退料单2、质量信息反馈单货物发送售后服务现场服务输入输出采

17、购实施流程采购实施流程工作目标满足售后服务要求，按公司要求办理三包索赔输入三包索赔单、三包不合格件过程1、业务员全力保证销售公司三包件要货计划，保三包件优于生产装车件。2、三包外赔件索赔由销售公司开具“三包索赔单”，交财务部，财务部核定价格及索赔金额后，交供应部，业务员通知供方进行确认。3、供方对产品质量问题没有异议，在“三包赔偿单”签字认可，采购员索要供方财务结算证明，交财务部在货款中扣除。4、供方对产品质量有异议，采购员按到供方申诉书后，交质保部进行判定，经技术质量副总审批后，按批准意见执行。5、采购员统计三包件赔情况，根据质量问题大小和出现问题的频次，向供方发出质量信息反馈单，要求供方整改。记录1、三包索赔单2、质量问题确认单、质量问题反馈单3、供方质量问题申诉单现场服务结束售后服务输入输出