建设项目文件归档整理.ppt
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1、建设项目文件归档整理20130105A20130105A一、建设项目文件归档整理的目的建设项目文件归档整理的目的是方便日后项目档案的查找利用。只有做到归档文件齐全完整,整理科学合理,编制目录,才能确保日后项目档案的查找利用方便。20130105A20130105A为了保证归档文件齐全完整、整理科学合理,第一,必须做到档案工作与项目建设进程同步进行,即项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行;第二,在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任;第三,项目建设单位(业主、项目法人)要认
2、真组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。20130105A20130105A二、建设项目文件归档整理的的方法步骤收集分类组卷装订(或折叠)拟写案卷题名编制目录填写封面建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。20130105A20130105A(一)项目文件的收集项目文件的收集 1、项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程,其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。20130105A20130105A 2、项目建
3、设各阶段文件的收集及其责任项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。20130105A20130105A项目施工阶段项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。20130105A20130105A建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况审核,
4、签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。20130105A20130105A 项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。20130105A20130105A3、收集范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入建设项目档案。(1)可行性研究、任务书(2)设计基础材料(3)设计文件(4)项目管理文件(5)施工文件 (6)监理文件20130105A20130105A(7)工艺设备文件(8)科研项目文件(9)涉外
5、文件(10)生产技术准备、试生产文件 (11)财务、器材管理文件(12)竣工验收文件20130105A20130105A项目建设文件的归档齐全应从三个方面去确保:一是整个项目的各个子项目形成的文件材料缺一不可;二是整个项目的各个阶段(设计、施工、竣工)形成的文件材料缺一不可;三是整个项目的各参建单位(建设单位、施工单位、监理单位)形成的文件材料缺一不可。(二)项目文件的分类将项目文件材料划分到本企事业单位设置的档案分类表的项目建设档案类目里。20130105A20130105A(三)项目文件的组卷1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系:分类科学,组卷合理;法律性文
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