蓝色年华活动执行案.doc

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1、蓝色年华金融街庆典项目活动执行方案及实施控制细则目录一、 庆典项目组划分及职能设定二、 庆典筹备阶段的组织与实施1、 整体日程进度表2、 具体项目的准备工作三、 庆典实施阶段的组织与实施1、 庆典当天实施流程2、 具体工作的执行规划3、 现场监控与应变规划四、 庆典整理阶段的安排与实施1、 庆典活动物料整理2、 庆典活动效果评估3、 庆典活动总结4、 庆典活动与甲方进行移交物品五、蓝色年华金融街庆典项目活动执行方案及实施控制细则一、 庆典项目组划分及职能设定项目组别主要职能负责人项目总控组u 整体协调庆典活动的组织与实施u 整体监控庆典活动的流程与应变小王项目控制组u 确定邀请嘉宾名单u 贵宾

2、名单u 确认来宾姓名、人数u 活动日程安排u 拟写致辞、贺词u 确认发言人员u 安排座次u 确定会场布置方案u 大会合影及现场专题片、AV策划u 确定摄影及摄像人员u 确定并招待媒体记者u 拟写新闻稿小伟小波小锋交通安全组u 负责与有关部门（安全保卫、交通、消防等）联络与沟通u 会前检查与巡视，杜绝事故隐患u 庆典活动现场车辆引导、车位的划分u 应变事项处理的实施u 会场环境的安全保卫工作小涛会务接待组宣传品的准备与印制发送请柬确定礼仪小姐准备签到簿、签字笔、文房四宝等负责贵宾休息室接待落实工作人员餐券负责现场医疗保健药品的保管与发放嘉宾礼品、媒体资料、宣传资料派发小楠礼品组各项宣传品的清点保

3、存各项物资的准备与支援活动结束后各项宣传资料的移交小娟工程组主会场布置的设计与制作、安装与拆除图片展布置的设计与制作、安装与拆除演出舞台布景的设计与制作、安装与拆除小冰二、 庆典筹备阶段的组织与实施1、整体日程进度表：确定庆典事宜（STEP1）准备庆典资料（STEP2）准备庆典用品（STEP3）项目小组实施（STEP4）庆典工作人员培训（STEP5）展 场 布 置（STEP6）庆 典 进 行（STEP7）庆 典 结 束（STEP8）会后工作检核（STEP9）l 与庆典筹备组确认（订细节）l 签定庆典承办合约l 图片展宣传册 10周年纪念册l 展板设计制作 专题片l 详见项目小组职能设定：总控组

4、、控制组、交通组、接待组、礼品组、工程组l 交谈技巧 仪容仪表l 问题Q&A 职责范围l 展位装饰 物品定位l 标志物定位 l 资料整理 物品盘点、归位l 庆典活动总结 会务费用统计l 详见展会用品筹备单：宣传道具、装饰道具、舞台设备、会场设施表一：活动整体流程图表二蓝色年华-金融街10周年庆典活动整体进度表庆典活动地点：全国人民政协礼堂庆典活动日期：2011.4.19庆典活动人数：庆典大会500人 庆典演出1000人庆典活动目标：展现上海金融街十年建设成果，展望上海金融街未来发展远景，树立上海金融街-中国国际金融商务区的整体形象，借此良机向社会各界进行广泛宣传，与海内外人士进行良好沟通。为上

5、海金融街下一步的发展营造渲染气氛，打下良好的形象基础。项目环节环节内容完成时间负责小组项目启动获得金融街控股公司授权承办此次活动3.3项目总控组项目议程庆典各项活动议程的确定送交金融街控股公司进行审核3.3项目控制组宣传物料三套请柬的设计、确认、印刷3.20工程组新闻发布会的请柬发放4.2会务接待组庆典大会的请柬发放4.15会务接待组10周年纪念画册的设计与确认3.25项目控制组10周年纪念画册的印制4.10工程组图片展说明手册的设计与确认3.25项目控制组图片展说明手册的印制4.10工程组演出节目单的设计与制作4.10工程组媒体宣传新闻发布会筹备与实施3.20-4.5项目控制组媒体预热报道4

6、.5-4.18媒体系列报道4.10-4.20媒体新闻和庆典活动报道4.15-4.20庆典布置现场布置物的设计3.15工程组现场布置物的制作4.10现场布置物的运输与安装4.18晚现场布置物的拆除与移交4.19晚人员确定礼仪小姐及接待人员的招募与安排4.15会务接待组大会主持人及演出阵容的确定3.20项目控制组交通引导与安全保卫人员确定与安排4.10交通安全组其他特殊人员（如翻译、医生）等安排4.10项目控制组物资支持庆典所需鲜花气球等装饰物的订购落实4.15礼品组庆典人员佩戴标志及桌签等标志制作4.15工程组庆典礼品的设计与确认3.20项目控制组庆典礼品的制作4.5工程组庆典礼品的保管与接收4

7、.5礼品组工作人员联络等应用工具的准备与落实4.15礼品组庆典工作及运输车辆安排4.15交通安全组（续上表）现场设备大会现场所需设施的落实4.15项目控制组演出现场所需设施的落实4.15展台配套设施的落实4.15工程组活动所需配套设施4.15最后确认进行预演、物资准备检查、资料检查4.18项目总控组活动开始各小组按流程进行庆典实施4.19全体人员2、具体项目的准备工作：资料准备方案宣传资料：图片展及宣传册资料：收集、整理、确定主题、排版设计 10周年纪念册资料：收集、整理、确定主题、排版设计展板设计制作资料：会场展板、图片展板、专题片素材资料： 收集整理、创意编排、剧本宣传道具资料： 刀旗、帷

8、幔、活动资料：礼品资料：设计确定、制作厂商、检验审核、清点保管 标志资料人员准备方案人员设定庆典会场所需人员一览种类数量作用礼仪接待人员30接待、引导、签到服务安全保安人员10车辆疏导、现场保安现场工作人员10现场人员管理及礼品发放现场监控人员3监控现场整体流程庆典演出所需人员一览种类数量作用礼仪接待人员6接待现场保安人员8交通疏导、现场保安现场监控人员2监控总体流程礼仪接待人员规范及要求-1、要求素质高，为专业礼仪服务人呀。2、对项目有浓厚的兴趣。3、强烈的工作责任感，工作认真负责。4、性格开朗、热情、积极、主动。5、具有丰富的接待、引导、展会工作经验。6、口齿伶俐 、能说会道。7、亲和力强

9、，形象气质具佳。8、通讯要保持畅通。配置方案-接待区操作：l 人员配置：4人。职责：接待来宾，进行登记，秩序维持l 现场布置：提前半小时进场布置。落地POP圣诞欢乐颂来自英国百年问候l 程序： 请来宾出示请柬 请来宾惠赐名片 请来宾登记演示区操作l 人员配置：2人，l 演员安排1. 主持人：1人2. 演员：儿童唱诗班：6人3. 魔术师：1人l 现场布置：介绍区操作：l 人员配置：2人l 现场布置：观众席操作：l 人员配置：2人l 现场布置：现场保安人员规范及要求-配置方案-会场布置方案（1） 图片展布置方案（2） 主会场布置方案（3） 演出场地布置方案（4） 新闻发布会场地布置方案（5） 庆典

10、外部活动布置方案（6）STEP1。确定参展事宜：1. 与展会会务组联系，确认参展并确定展位所在展场之位置、面积、展位内有无障碍物以及展位租金、展场内所提供设施设备状况；2. 及时与会务组签定参展合约，并交纳场地租金。STEP2。准备展会发放资料：1. 展会宣传册：用于发放有意向加盟本公司的参会人员，使其更透彻的了解本公司的加盟方式、特色以及优势的大型DM宣传册；2. 小型DM宣传单：用于发放每位参会人员，此种宣传单应在会场入口、出口发放，力求人手一份，以求做到广宣的效果；3. 展板：用于宣传公司总部各类加盟讯息，以及公司现状、发展目标以求加盟者对公司总部有所了解 ，展板应以加盟流程、公司现状以

11、及总部组织架构为主可附带一些各分公司照片；4. 加盟制度手册：用于展示给有意向加盟本公司的参会人员，使其从侧面的角度对本公司专业化、标准化、操作规程及管理模式有所认识、了解以求达成加盟意向。STEP3。准备展会相关用品：展会用品筹备单物品名称用途数量说明洽谈桌椅供展场主管与加盟者洽谈时使用1套三把椅子一张桌子笔记本电脑用于现场展示德地得相关图片及加盟状况；1台应有专人负责操作 相机（胶卷）参展时各角度拍摄展会状况，以做资料留底；自定也可将其他展位拍摄下用于参考工作人员名片用于现场与来宾沟通时使用自定最好并排放置于显眼处以便来宾自取名 片 盒放置参会来宾之名片1个用于放置来宾索取资料时交换的名片

12、以便今后建立客户资料来宾签到簿记录有意向加盟的来宾2本同上展位指示牌至放于入口或拐角处指示本展位所在地点1-2个应参考出入口及人流方向放置饮水机及纸杯有较强加盟意向可圆桌洽谈，奉上茶水从各方面体现公司整体素质1台也可用于工作人员需求加盟制度手册用于向有较强加盟意向者展示1套制度手册应完善展会发放之资料（大型DM宣传册、小型DM宣传单、展板）意向突出者发放大型内容详细的宣传册，一般宾客发放小型DM单（节约为宜）STEP4。组建参展工作小组：1.针对此次特许经营展览会应将公司内拓展部（特许经营项目负责人员）组织成一个工作组，在展会上发挥效应为公司寻找到合适的加盟商。2.参展工作人员数量应定在6人左

13、右，其中1-2人在会场入口派发公司小型DM宣传单；2人在展位内收集名片及简单的解答来宾咨询的问题；1-2人为机动人员（主要负责人），负责与有意向加盟的顾客作深度洽谈。STEP5。参展工作人员培训针对此次展会对工作人员所须的培训包括；1. 交谈技巧：1） 与流动人员的交谈技巧：简单介绍公司情况2） 与展位咨询者交谈的技巧：介绍公司现状及欲发展方向3） 与有意向加盟的咨询者交谈的技巧：介绍公司现状及欲发展方向，详细介绍公司远景及加盟条件2. 加盟条件：工作人员应透彻的了解并掌握本公司甄选加盟商的条件且达到能与咨询者进行互相沟通的水平，且口径一致；3. Q&A标准化培训：（详见附件1）4. 仪容仪表

14、：1） 应着德地得统一制服，如未准备应着统一深色系西服；2） 女士应着淡妆，但须化妆格调清新、高雅；3） 男士应将脸部修饰干净整齐；4） 工作人员应时刻保持面带微笑，精力充沛，充分体现出德地得企业文化。STEP6。布置展位：1. 公司应于开展前1-2天进场布展，如展场内射灯及其他设施不能满足公司需求，在与会务组沟通后及时找到最佳解决方案（如自行增加射灯）；2. 展板应于布展时，提前固定于墙壁上，布置展板时应注意人流方向将最具吸引力的展板固定于顺应参观者视觉效果最佳的位置；3. 其他大件物品（如饮水机、洽谈桌椅）可于布展当日提前放入展场内；4. 所有展品展会时都应分配专人去看管；STEP7。展会

15、进行：71开展前2小时-1小时，工作人员提前进场将相关资料及物品定位；72可将少量资料放置于咨询台，以求扩大散发渠道；73所有工作人员应佩带好胸牌，将名字、公司名称、Logo面向于来宾位置，展位台上物品资料，名片、名片盒等需放置整齐；74开展前10分钟人员到位，即入口处2名手持小型DM宣传单，随时发放过往参观来宾，展台前2名负责交换名片，及简单咨询的工作，2名机动（主要负责人），负责深度洽谈事宜，所有工作人员应时刻保持面带微笑，精力充沛，充分体现出德地得企业文化；75展会正式开始，来宾进入，处于入口处发放DM宣传单人员应随时将手中的宣传单送至来宾的手中，并随时向来宾介绍“您好，德地得农化产品公

16、司在XX号展位欢迎您参观”并用手势指引方向，如遇到有意向或较有兴趣的参观者工作人员可亲自引领来宾至展位并请主要负责人加以详细说明；76展会开始时，处于展台接待的人员应随时向驻足来宾宣传、介绍“您好德地得农化公司欢迎您参观，这是我们的名片请赐教” 如遇较有兴趣的洽谈者可将其引领至洽谈区由主要负责人接待；77在深度洽谈过程中如遇到有加盟意向较为明确的咨询者可将公司大型DM宣传册发放其手中，并请引至座位区，奉上茶水，使其更详尽的了解公司总部以及加盟体系，并可将总部整体制度手册展示给咨询者（建议将整体制度手册装订用线穿在一起固定好以免丢失）78如洽谈区客人较多不便进行深度交谈，主要负责人可将顾客引领至

17、展板，在展板前进行大众展示说明；79展会高峰期一般在早上9：00-12：30，下午13：00-16：00，在此期间应做好交替换岗的工作，随时保持工作人员的精神状态，安排好机动人员去各展位收集加盟资料得以借鉴；710第一天展会结束时，工作人员应及时将当日所发放资料清点，如数量不够应于第二天及时补充到位，小件贵重展品须带离展场，大件物品可交代展会会务人员代为看管。STEP8。展会结束（撤展）：撤展当日工作人员应发扬协作精神，分工合作将展场内部展示品清点并汇总打包归入库房，登记报备，以便下次办展会时再次使用。STEP9.会后工作检核：1. 展会后，主要负责人员应及时汇总此次办展所遇到的问题，并制作书

18、面报告与上级主管及时沟通，阶段性制定下一步行动计划；2. 展会后及时将此次办展所收集的资料（同行业相关资料、咨询者相关资料）分类统计并归档，备用；3. 将收集名片，签到册之人员名单汇总打印成册，建立德地得顾客档案，并及时安排专人联络，收集咨询；4. 将展会上所用物品盘点归位（存入库房）；5. 统计会务费用，财务分析预算与回收差异比率，检讨过程并提出改善计划；三、筹办加盟说明会：1） 将展会咨询者资料汇总；2） 并及时联系展会上加盟意向较强烈的咨询者建立加盟者档案；3） 并于展会结束一周内筹划举办大型加盟说明会，召集咨询者集中进行加盟说明，最好在筹备展览会同时筹划加盟说明会，并确定时间以便在展会

19、间通知意向强烈之加盟者，以防外地加盟者流失。四、附件：附件1：展览会检核表附件2：来宾签到登记表附件3：会后差异审核工具表附件1展 览 会 检 核 表阶 段序 号内 容时 间负责人备注会前筹备期1会场租赁，签定会场协议2电脑笔记本3桌椅4制作路标指示牌5印制横幅6展会宣传资料印制工作7准备照相机及胶卷会前执行期8展板布置9洽谈桌椅布置10组建工作人员小组展会中11拜访其他参会人员建立网络平台12收集参展资料或名片13人员位置互换展会后期14会议资料整理 核准： 审核： 制表： 5.作业内容：5.1活动前准备：5.1.1岗位职责：l 市场部:由市场策划专员提出XXX开幕作业企划书，门店经理审核l

20、 直营店经理：共同核准GO的活动计划内容，并监督及协助门店执行GO活动，并维持活动间的秩序。l 直营店营业员：GO活动坚守工作岗位，抓住机会促销产品。l 工程组：门店外部招牌/看板设立l 主持人：由市场部经理主持，领导策划GO活动并主持（店面经理协助）l 司仪：活动进行中递送物品及礼品l 行政部：维持整个开幕仪式良好秩序5.1.2公司对外联络准备活动：l 邀请卡发放：A 拥有精致XXX设计风格的G.O邀请卡，是针对特定对象以邮寄或亲访方式派发的宣传品。B 主要讯息 隆重开幕活动/典礼的日期及时间C 使用对象商圈内、社区内、美容业内有名望的人士、政府领导、协力厂商或商圈内有益于门店社区关系发展或

21、长途业绩来源的机构或团体负责人等。l DM单发放：A 向嘉宾发放精美DM宣传册随邀请卡一同发出B 商圈内发放小型DMl 媒体运用建议：长春有限电视台广告时间：7点钟新闻过后播放：开业前五天至后二天（前后一周）5.1.3公司内部准备活动l 店内气氛布置：四条拉花从店内四个墙角拉到店中心拧成花形，内设感应灯管，店门口前悬挂两个大红灯笼，烘托节日气氛，横幅悬挂于面对门口的墙壁上。活动前准备时间安排：时间内容执行人监督人二周前发放邀请函市场部专员市场部经理一周前小型DM发放市场部专员市场部经理前六天购买相关用品行政部店面经理前五天电视广告市场部专员市场部经理前三天培训相关人员培训部经理总经理前二天店内

22、布置营业员、工程人员店面经理5.2活动进行：5.2.1活动中注意事项：l 嘉宾、XXX参与活动领导及全体人员的安全问题l XXX门店良好营业秩序l 开业前三天嘉宾、参加人员确认，道具的完全准备l 通过气象部门前一周进行气象预测，除非天气有特大变化不能进行开幕活动（延期举行）5.2.2活动开始：开业庆典时间：2002年 月 日10:00 主持人宣布开业典礼开始10:00-10:05主持人向来宾介绍到场的嘉宾10:20-10:30 XX市政府领导致辞10:05-10:20 XXX董事长杨立新致辞10:30-10:40 美容业知名人士XXX致辞10:40-10:50XXX总经理娜致辞10:50-11

23、:00全体来宾举杯同贺11:00-11:10主持人邀请剪彩人上台剪彩11:10-11:15放氢汽球、音乐奏起11:15-12:00参观XXX直营店，购买享受八折优惠。XXX直营店开业庆典及剪彩仪式安排时间仪式过程地点会场布置及人员安排备注9：40来宾签到，凭邀请卡领取纪念品XXX直营店内门口摆放两张长桌、签到本、签字笔、工作人员凭邀请卡分发纪念品10：00由主持人宣布开业典礼开始，由XXX董事长、市领导致贺辞，来宾举杯同贺XXX直营店内会场前设主席台、麦克风、引导贵宾、摄影、录像人员数名11：00主持人宣布剪彩者名单，将剪彩者请到门前，XXX董事长、市政府领导、美容业知名人士3人，礼仪小姐拉起

24、红绸、剪彩开始、放飞气球、音乐奏起XXX直营店门前礼仪小姐引导参观。摄影、录像人员跟随11:15-12:00参观XXX直营店(八折购物)XXX直营店内14：00-18：00凡购买金额在200元以上返40元优惠券（多买多送），可在兑换处换取等额度奖品（XXX公司纪念手表）或另加现金购买其他产品XXX直营店内可持续一周时间5.2.3游戏活动参考：l 托球： 、道具准备：瓶子六个（标出AB杯）球拍三副，球20个、奖品设置：20个球上分别写上各知名品牌的化妆品名称，分设赠品（唇膏、面膜），每份单价10元 、游艺规则：凡当日一次购物满200 元以上者，凭当日购物小票领取游艺券一张（小票上加盖“奖”字章）

25、，凭券参加此项活动。每人半分钟托球机会，将进瓶球数进行累计。 托进的球，如不要赠品，可享受8折优惠（购买进瓶的化妆品）、费用预算：元l 吉祥套圈： 、道具准备：竹圈二十个 、奖品设置：小相框、玩具、洗发水（单价8元）10份手电筒、水 杯 （单价5元）10份皂盒、钥匙扣、听可乐、化妆包（单价2元）10份 、游艺规则：凡当日一次购物满200 元以上者，凭当日购物小票领取游艺券一张（小票上加盖“奖”字章），凭券参加此项活动。三次套圈机会，将套中的物品作为奖品发放。 、费用预算：元备注：如举办游戏活动，应提前布置好场地、道具和奖品。以上各项游艺活动在奖品发完时自行终止。 XXXXX直营店保留本次活动的

26、最终解释权。5.3活动后效果评估：编号评估内容评估依据评估结果处理办法1人员职掌要求符合l 表扬l 加薪l 升职不符合l 批评l 降薪l 降职l 辞退2流程是否高效率是否成本最低是否达到目的是总结经验，保留优秀部分否进一步完善3评估标准是否达到目标营业额顾客是否达到预计数顾客满意度达成率促销活动是否达到预期效果好全体工作人员配合好不好修订，明确各岗位工作职责5.4开幕促销活动5.4.1开幕促销活动名称l 组合购买优惠l 自购式购品l 集点券l 陈列展示5.4.2促销活动流程l 开业期间的组合购买促销（时间1个月）选订几种夏季经常使用的化妆品根据化妆品的使用特点两两组合确定价格促销方式买A添XX

27、元可获得B 折价销售买一赠一 促销的价格应该比购买两种化妆品的价格底 化妆品的搭配要有足够的吸引力l 开业期间自购式购品（时间15天）确定报纸广告宣传文案确定报花确定广告刊登报纸鼓励读者收集报花凭报花购买商品价格优惠顾客购买化妆品、收回报花 在开业前七天连续刊登公司开幕广告 在广告上刊登公司的LOGO 鼓励消费者收集公司的LOGO 凭收集的LOGO，购买化妆品九折优惠 收集的公司LOGO，在开幕期间购买时可以享受折中折优惠 每张LOGO仅限使用一次 每张LOGO不累计使用 每张LOGO在非开幕期同样可以享受九折优惠 每张LOGO在非开幕期间不享受折中折的优惠 每张LOGO使用后公司要及时的回收

28、l 集点券（时间不限） 对于公司经营的产品都可以使用集点券的方法 规定顾客每购买 元的化妆品可以获得一点的积分 以集满十分为一个基点 只要顾客集满十分时，可以享受一次优惠（免费赠送某种化妆品，或顾客在购买商品时享受8折优惠） 每集满十分后顾客需要重新累计 该方法要让顾客感到可以达到优惠的目的，这才能够达到诱因效果，消费者才愿意参加l 陈列展示促销（时间1个月） 在开幕期间在营业区域内设置酬宾区或特价区域 公司选择一定的化妆品作为促销品，用以酬宾和特价销售 在特价促销区域，持有公司LOGO的顾客可以享受折中折的优惠 特价区域只限制在开业促销期间使用5.4.3促销活动的考核开幕促销活动结束后要及时

29、的对促销活动进行总结，找出此次促销活动不足，以便以后改进。6.附件：6.1附件一：XXX直营店开幕邀请函邀 请 函尊敬的 领导：您好！长春XXX公司是我们省内最大的美容品经销商，致力于树立美容产业第一品牌，在长春已有 家直营店。公司近几年发展迅速，直营店数不断增加，兹定于 年 月 日 时，在 召开XXX第 家 直营店开业典礼。开业典礼上，会有丰富的开业活动及多种促销优惠。我们热情邀请您光临指导！致礼！未尽事宜请电话联系。电话： 筹备组(公章) 年 月 日 2、XXX直营店开幕邀请函邀 请 函尊敬的 先生（女士）：首先感谢您对XXX的支持，兹定于2011年 月 日举办隆重的XXX开幕仪式，本着互

30、相沟通、互相学习和互相交流的原则，特此邀请，欢迎您届时参加！活动具体安排如下：10:00-10:05主持人向来宾介绍到场的嘉宾10:05-10:20 长春市政府领导致辞10:20-10:30 XXX董事长杨立新致辞10:30-10:40 美容业知名人士XXX致辞10:40-10:50XXX总经理张美娜致辞10:50-11:00全体来宾举杯同贺11:00-11:10主持人邀请剪彩人上台剪彩11:10-11:15放氢汽球、音乐奏起 11:15-12:00参观XXX直营店，购买享受八折优惠。未尽事宜请电话联系。电话：XXX公司 二O一一年 月 回执表姓 名单位名称电 话手 机是否愿意参加？是 否6.

31、2附件二：企划预算表：企划预算表举例说明（运用时请按当地实价调整）RMB：元项目费用说明人员费用200礼仪小姐200/天奖品费用4000奖品共200份，每件为20元广宣费用广宣设计费2000包括摄像人员费用广告投放费7350广告投放时间为黄金时间2500元/5秒，投放时间为一周（7折优惠）DM宣传单2500DM宣传单A4正反面5000份，每份0.5元剪彩道具500剪刀、红绸、彩球、彩带、横幅、糖果等合计16550核准：审核：制表：6.3附件三：促销活动考核表附件2来宾签到登记表序号公司姓名联系电话地址邮编核准： 审核： 制表：附件3差异审核工具表序号管理项目内 容规 划实 际差 异改 善核准： 审核： 制表：安全保卫预案（1） 图片展安全保卫预案（2） 主会场安全保卫预案（3） 演出现场安全保卫预案宣传资料准备方案（1） 请柬（2） 纪念画册（3） 图片展说明单