办公自动化(OA)信息系统分析报告.doc

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1、信 息 系 统 分 析 OA信息系统分析班级：计算机科学与技术学号：姓名： 目 录一、前 言51.1项目背景51.2现行系统存在问题61.3拟解决的关键问题：6二、需求分析72.1需求说明简介72.2项目预期使用者72.3用户及其特点72.4项目特点72.5系统技术支持82.5.1应用程序及数据库的相关要求82.5.2数据备份82.6系统运行环境82.6.1硬件平台82.6.2软件平台82.7功能要求92.7.1总体系统功能要求92.7.2具体要求92.7.3系统模块92.8可靠性需求102.9可执行性分析122.9.1技术可行性132.9.2经济可行性分析132.9.3社会可行性分析132.

2、10组织结构和功能分析13三、业务流程分析141.考勤管理系统流程图152.文件上传/共享系统流程图163.申请管理流程图164.公告管理流程图用175.员工管理系统流程图176.会议管理系统流程图187.计划管理系统流程图188.通讯管理流程图19四、数据流程分析201.数据流程分析的内容202.数据流程分析的目的203.数据流程分析的任务204.数据流程图基本符号205.顶层数据流程图216.系统第一层数据流程图217.系统第二层数据流程图22五、数据字典271.数据元素列表272.数据结构列表283.数据流列表284.数据存储列表285.数据处理过程列表296.外部实体列表29六、结束语

3、29一、前言1.1项目背景目前，信息化来武装企业，已经是大势所趋。车间里的工人通过OA系统来完成流水线上监督每一个工序；管理人员借助电脑和网络迅速地处理日常的业务；仓库管理人员通过各种应用系统来管理各种物料、原材料等等。单纯地依靠手写纸张的化是怎么都不能赶上现代信息的速度，因此，建立网络OA系统是现今的一种潮流。通过OA系统对企业日常办公进行管理，满足企业日常办公、管理等各方面的需求，实现企业内部管理者、员工之间的信息交流，大大提高了企业内部的沟通；提供公告与公文信息的管理，方便其及时了解企业的实时动态消息；同时使企业的日常管理步入科学系统管理的轨道上。本系统是一套集通讯录管理，考勤管理，公告

4、管理，计划管理，会议管理，文件传输，审核管理，日常管理等8 个部分为一体的办公自动化系统。本系统除了必须满足当前的应用要求外，在整套系统的设计过程中，还专门强调了去先进性及可扩展性。当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼于当前的需要，而忽视了对系统技术的前瞻性，那么可以预见，在不久的将来，系统必将不能满足客户日益增长的需求，导致系统的生命周期的缩短，从而增加了客户在信息化建设的投资。办公自动化。所谓办公自动化即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现办公自动化是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的办公自

5、动化还有一段距离，首先办公自动化必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现办公自动化还是必然趋势。随着网络的迅猛发展，对快速、高效、互动的办公系统的需求越来越大，网上办公系统的诞生正是为了满足这种需求。网上办公系统为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理。申核管理是网上办公系统的核心部分，它决定整个系统的性能。传统办公模式也可以叫做手工办公，因为它主要是依靠办公人员人工完成，依赖于纸张作为信息传输介质。1.2现行

6、系统存在问题现实办公模式中主要存在的问题：1.传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。而且纸介质占用的空间很大，需要专门的存放。查找文件不方便，耗时。2.传统的办公模式信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。异地办公文件信息传送是靠交通工具，企业整体工作效率低。部门办公文件信息传送是靠员工，因此员工工作量大，个人工作效率低。3.传统的办公模式的文件安全性、可靠性较低。文件内容存储在纸张上，从而文件信息的安全性受到了很大的威胁。一旦纸张丢失或者销毁，那么文件信息就会流传出去，或者彻底消失。

7、1.3拟解决的关键问题1.企业员工之间公告信息的发送与接收；2.工作流程系统的分析；3.企业信息的分析与整合；二、需求说明2.1需求说明简介1) 公司通过内部网络、Internet等技术对部门的各项数据、资料和各类报表进行及时的查看、浏览、采集、加工，并实现对其的实时监控。2) 将各类的数据、资料、报表等以信息技术等手段为基础，推进现代化管理模式的实施，提高工作效率和工作质量，降低工作费用，加强成本管理，实现快捷、安全、规范的信息管理模式。3) 实现各类资料的共享、利用，消除信息孤岛，实现办公无纸化、网络化；规范管理和业务流程；加强各个部门之间的交流与沟通，进一步提高工作效率，实现远程办公和移

8、动办公；实现内网（Intranet）、外网（Internet）的集成处理，提高整个信息化的水平；采用先进的管理理念，按照工作流程的最优化准则、成本最小化和效益最大化准则，建立一套适合本企业管理模式的计算机管理信息系统。4) 建立电子档案，便于信息的建立于查询，使其更加科学与规范、信息传输便捷。5) 建立信息网络平台、应用系统以及信息源开发三位一体的整体结构，为各相关部门和公司全面提高信息化建设与现代化建设的管理水平。实现数据传输网络化、业务流程规范化、公办手段自动化、信息查询透明化、信息安全可控化、为企业领导所做出的决策提供必要的保证，从而增强企业在市场上应变能力和竞争能力，提高产品质量、设备

9、利用率和产品市场占有率，降低生产成本，给企业带来经济和市场效益。2.2项目预期使用者公司领导、单位部门人员、管理人员、技术人员2.3用户及其特点大部分使用者具备一定的计算机操作基础，能熟练应用Microsoft Office软件办公，企业职能人员为信息交互平台的主要使用者。2.4项目特点1) 方便性：采用浏览器窗口界面，跟Microsoft Office界面风格相同，操作简单。2) 实时性：与企业管理系统紧密结合，可以实时办公。3) 安全性：对用户操作系统的密码采取加密后存储，对有特殊安全需要的用户提供相对应的数字证书，以确保其信息、数据安全。4) 支持异地办公：系统可以随时随地地通过Inte

10、rnet登录，便于异地办公。5) 易扩充性和可维护性：根据机构变动和业务调整，系统经过简单配置即能适应各种技术变化。2.5系统技术支持2.5.1应用程序及数据库的相关要求系统开发使用C#、JavaScript、Jscript等语言工具。为了适应未来的分布式查询以及实际业务处理要求，系统采用三层架构。由于表示层、业务层、数据层的分离处理，从而使程序能够更好的实现升级与维护，减少系统维护的工作量。数据库的设计与系统信息模型相一致。经过数据的流量分析，负载均衡分析对数据进行合理优化，并且针对业务的需要对表结构进行优化，使数据库具有数据结构化、最低冗余度、较高的程序与数据独立性，确定数据的最优存储策略

11、，同时，为了给未来数据库能提供更大的支持，在设计数据结构以及程序处理方法时采用SQL Server数据库。2.5.2数据备份为了确保数据的充分安全，数据处理中心必须配备可靠的数据本分存储设备，同时，软件具有数据备份功能。2.6系统运行环境2.6.1硬件平台考虑到企业的经济情况，计算机配件的最低参数为：CPU Pentium 3以上，内存 128M，10GB的硬盘存储空间2.6.2软件平台1) 操作系统：客户端 Windows 2000 Professional、Windows 2003 Server、Windows 2008 Server等Windows系统均可。考虑到装机的方便性和维护性等因

12、素，首推荐使用Windows XP操作系统。2) 服务器：Windows 2003 Server 或 Windows 2008 Server版本3) 数据库Microsoft SQL Server 2005以上的版本2.7功能要求2.7.1总体系统功能要求在选择相应的系统应用平台和硬件技术，优先考虑技术上在将来业务发展以及其他应用系统的兼容性，需要强大的可扩展性和延续性。其次在系统的使用性和操作性、设置管理的灵活方便性能的角度，对办公自动化的应用平台和OA系统进行全面的考察。2.7.2具体要求构建公司各部门统一的信息管理平台，整合各部门资源的信息系统。通过现今先进的信息通信技术和信息安全技术，

13、为企业各部门的信息整合提供信息平台、单点登录、安全访问、个性化办公流程、信息交互和信息共享、日程安排、个人办公、信息查询、档案管理、管理监督等。为企业决策层提供快速可靠的数据信息以及方便的控制流程，满足管理层高效处理日常事务的工作需求，并协助领导顺利完成各项工作；采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，最大限度地避免人工传送信息的工作；保证信息的安全性。2.7.3系统模块本课题主要的研究内容以完成“企业网络OA系统”的设计为主，企业网络OA系统是一个适用于中小型企业，满足其日常办公需求的管理系统，该系统初步确定由8个模块组成。1) 考勤管理该模块登记系统操作用户考勤记录，登记用户上班

14、、下班、加班、请假以及其原因等等信息，用户还可以查看以前的考勤记录，统计加班、请假天数和次数。当完成请假程序之后，系统自动把请假单上传到人力资源部门审批、审核，并把审批后结果返回给用户。该模块包括的信息有：上班在线时间（上、下午）、下班落线时间（上、下午）、请假日期、请假原因、请假天数、请假类型、呈送审批、审批结果、加班原因等。2) 文件传输管理该模块用作当前的的登录用户对文件进行上传、下载、共享、查询等操作。3) 申请管理系统该模块用于职员发送申请项目，发送成功后由经理查看、审批项目内容，等待经理审核后，将审核结果，发送给职员。4) 公告管理该模块用作系统管理员以及企业高层职员向企业各部门、

15、工作人员发送通知，通过系统管理员的审批后发布，方便大家查看，但只有发送方才有权修改、删除该通知，本模块包含的信息包括：公告填写人、公告审批人、公告标题、公告内容、公告发布的时间。5) 会议管理该模块主要用于登陆系统的用户制定、修改、查看会议信息等操作。6) 计划管理该模块主要用于登陆系统的用户制定、修改、查看计划信息等操作。7) 通讯录管理该模块主要指登陆系统的用户的信息目录，其需要保存的信息有：名称、性别、手机、E-mail、QQ、家庭住址、邮编；并且该模块用户可以自由维护自己的基本信息以及添加、删除联系人。8) 日常管理该模块主要指登陆系统的用户的信息目录，主要对于登陆用户日常的信息修改与

16、查询操作。2.8可靠性需求根据国家标准GB-6583的规定，产品的可靠性是指：产品在规定的条件下、在规定的时间内完成规定的功能的能力。一般所说的“可靠性”指的是“可信赖的”或“可信任的”。我们说一个人是可靠的，就是说这个人是说得到做得到的人，而一个不可靠的人是一个不一定能说得到做得到的人，是否能做到要取决于这个人的意志、才能和机会。同样，信息管理平台，当人们要求它工作时，它就能工作，则说它是可靠的;而当人们要求它工作时，它有时工作，有时不工作，则称它是不可靠的。对产品而言，可靠性越高就越好。可靠性高的产品，可以长时间正常工作(这正是所有消费者需要得到的);从专业术语上来说，就是产品的可靠性越高

17、，产品可以无故障工作的时间就越长。简单的说，狭义的“可靠性”是产品在使用期间没有发生故障的性质。例如一次性注射器，在使用的时间内没有发生故障，就认为是可靠的;再如某些一旦发生故障就不能再次使用的产品，日光灯管就是这类型的产品，一般损坏了只能更换新的。从广义上讲，“可靠性”是指使用者对产品的满意程度或对企业的信赖程度。而这种满意程度或信赖程度是从主观上来判定的。为了对产品可靠性做出具体和定量的判断，可将产品可靠性可以定义为在规定的条件下和规定的时间内，系统稳定完成功能的程度或性质。例如，数据库在使用过程中，当某个数据发生了故障，经过维护后仍然能够继续使用。产品实际使用的可靠性叫做工作可靠性。工作

18、可靠性又可分为固有可靠性和使用可靠性。固有可靠性是产品设计制造者必须确立的可靠性，即按照可靠性规划，从硬件和开发环境等，经过设计、开发、试验，直到产品出产的各个阶段所确立的可靠性。使用可靠性是指已生产的产品，经过储存、安装、使用、维护等因素影响的可靠性。可靠性要素可靠性包含了耐久性、可维修性、设计可靠性三大要素。耐久性：产品使用无故障性或使用寿命长就是耐久性。例如，当OA信息管理平台正常运行后，人们希望它能无故障的长时间工作，否则，它的存在就没有太多的意义了，但从某一个角度来说，任何产品不可能100%的不会发生故障。可维修性：当产品发生故障后，能够很快很容易的通过维护或维修排除故障，就是可维修

19、性。像自行车、电脑等都是容易维修的，而且维修成本也不高，很快的能够排除故障，这些都是事后维护或者维修。而象飞机、汽车都是价格很高而且非常注重安全可靠性的要求，这一般通过日常的维护和保养，来大大延长它的使用寿命，这是预防维修。产品的可维修性与产品的结构有很大的关系，即与设计可靠性有关。设计可靠性：这是决定产品质量的关键，由于人机系统的复杂性，以及人在操作中可能存在的差错和操作使用环境的这种因素影响，发生错误的可能性依然存在，所以设计的时候必须充分考虑产品的易使用性和易操作性，这就是设计可靠性。一般来说，产品的越容易操作，发生人为失误或其他问题造成的故障和安全问题的可能性就越小;从另一个角度来说，

20、如果发生了故障或者安全性问题，采取必要的措施和预防措施就非常重要。例如汽车发生了碰撞后，有气囊保护。2.9可行性分析系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。开发任何一个基于计算机的系统时，都会受到时间和资源上的限制。因此，在接受任何一个项目开发任务之前，必须根据客户可能提供的时间和资源条件进行可行性分析，以减少项目开发的风险，避免人力，物理和财力的浪费。本系统的数据库采用比较流行的sq

21、lserver2005，该数据库在安全性、准确性、运行速度方面有绝对的优势，并且处理数据量大，效率高，前台使用myeclipse8.0 作为主要的开发工具。它可以与sqlserver2005数据库无缝连接。2.9.1技术可行性本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统使用的是sqlserver2005数据库，开发工具选择的是myeclipse 8.0。系统基于Java平台，应用当前主流框架Struts+Hibernate。采用 MyEclipse 8.0集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发

22、设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。2.9.2经济可行性由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。2.9.3社会可行性分析社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。办公系统的开发有利于高层领导提高对整体的把握，迅速作出决策，减轻了高层领导的工作负担，因此开发办公管理信息系统是得到高层领导的认可和肯定的。对于在基层的工作人员来

23、说，办公管理系统的开发能够减少甚至完全代替他们的手工作业，提高工作效率，因此也得到了他们的支持。从以上三个方面来分析，开发办公管理系统是完全可行的。2.10组织结构和功能分析组织结构分析是详细了解部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。该公司主要由总经理办公室、后勤部门、研发部门、市场部门、财务部门和公关部门组成。在6个大部门中，每个部门又将根据自己的部门职责，细分各部门的负责小组，从而将具体的业务落实到个人。总经理对公司总负责，行政部门主要处理日常的行政工作，行政总监负责人才的招聘及日常的考勤等。研发部负责软件开发和数据库设计，财务部为投资、成

24、本预算、日常出纳和工资发放，市场部负责市场推广，公关部负责项目的投标等工作。请参看XX软件有限公司的组织结构图，如图2-9-1。财务部研发部公关部市场部后勤部XX软件有限公司总经理办公室图2-9-1 XX软件有限公司的组织结构图三、业务流程分析 在对系统的组织机构和功能进行深入分析时，需要从实际业务流程的角度对系统调查中有关业务流程的资料关联起来作进一步分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现问题，并修改原系统的不合理的部分，在信息系统的基础上优化业务处理流程。业务流程分析通常以业务流程图及表格分配图来描绘。业务流程图是用图形方式来反映实际业务处理的过程，它可以对业务功能进

25、行细化。各种符号的表示方法如图3-1所示。图3-1 业务流程图基本符号1考勤管理系统流程图图3-2 考勤管理系统流程图2文件上传/共享系统流程图图3-3 文件上传/共享系统流程图3申请管理系统流程图图3-4 申请管理系统流程图4公告管理系统流程图图3-5 公告管理系统流程图5员工管理系统流程图图3-6 员工管理系统流程图6会议管理系统流程图图3-7 会议管理系统流程图7计划管理系统流程图图3-8 计划管理系统流程图8通讯管理系统流程图图3-9 通讯管理系统流程图四、数据流程分析1、数据流程分析的内容把数据在企业内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体的组织机构、信息载体、物质、材料等，单从数据

26、流动过程来考查实际业务的数据处理模式。2、数据流程分析的目的 发现和解决数据流通中的问题 这些问题包括：数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等3、数据流程分析的任务 a.收集现行系统全部输入单据和报表、输出单据和报表及数据存储介质的典型格式 b.明确各个处理过程的处理方法和计算方法 c.调查、确定上述各种报表、清单的制作、存储单位、发生频率、发生的高峰时间和高峰量等d.注明各项数据的类型、长度、取值范围等4.数据流程图手基本符号数据流图是业务流程图的抽象，数据流程图从数据传递和加工的角度，以图形的方式刻画数据流输入、输出、存储和处理的逻辑关系。这里用到四个基本符号：外部实体、数据处

27、理、数据流、数据存储。其符号表示如图4所示。 外部实体 数据处理过程 数据流 数据存储图4 数据流程图基本符号5.顶层数据流图图4-1 顶层数据流程图6.系统的第一层数据流图包括日常管理、考勤管理、员工管理、申请管理、计划制定图4-2 第一层数据流程图7.系统第二层数据流程图（1）日常管理图4-3-1 日常管理数据流程图(2)申请流转图4-3-2 申请流转数据流图(3) 计划管理图4-3-3 计划管理数据流图(4) 员工管理数据流图图4-4员工管理数据流图(5) 考勤管理数据流图图4-5 考勤管理数据流图五、数据字典数据流程图并不能详尽、精确地表述系统的逻辑模型，数据字典就是它的一个重要辅助工

28、具。数据字典是关于数据流程图的数据，用于描述系统中各个部分的清单，是对这些部分进行的详尽说明、保护和维护。系统中的所有数据都是由数据和数据结构组成的，数据字典把数据的最小单位看成数据元素或称之为基本数据项，若干个数据元素可以组成一个数据结构或称之为组合数据项。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。建立数据字典在结构化系统分析中是必不可少的工作，在系统开发中具有十分重要的意义，不仅在系统分析阶段，在系统的整个研发过程中以及以后系统的运行维护中都要用到。本系统的数据字典如表5-1至5-6所示：1. 数据元素列表，如表5-1所示。数据项、编号名称别名含义/说明数据值类型取值范围

29、长度有关数据结构1-10001员工编号员工号员工编号字符型9个人信息（F1）1-10002申请状态申请所处状态申请是否批准数值型2申请信息（F3）1-00003计划主题主题名名制定计划的主题字符型12个人计划反馈（F4）表5-1 数据元素列表2. 数据结构列表，如表5-2所示。编号名称说明结构相关的数据结构有关数据流2-20001外出信息外出登记的信息外出人姓名、外出原因、外出开始时间、外出结束时间、外出状态上传文件信息（F2）2-20002请假信息请假登记的信息请假人姓名、请假原因、请假开始时间、请假结束时间、请假状态请假信息（F3）2-20003申请信息发送的申请信息申请发起者、申请主题、

30、申请内容、申批时间、申请状态申请信息（F1）表5-2 数据结构列表3.数据流列表，如表5-3所示。编号名称来源去向组成数据平均流量最大流量3-30001员工资料员工P3.2用户编号、用户名称、用户密码、真实姓名、性别、生日、所属部门编号、用户邮箱、用户电话、权限、用户简历5人 /月10人/月3-30002申请审批信息员工P2.2申请部门编号、申请编号、所属审批阶段、审批状态2人/天60人/月表5-3 数据流列表4.数据存储列表，如表5-4所示。编号名称输入数据流输出数据流组成有关的数据处理过程4-40001会议信息（D8）录入的会议信息提取的会议信息申请编号、申请发起者、申请主题、申请内容、申

31、请类型、申请时间、申请状态P1.34-40002公告信息（D7）发布的公告信息反馈的会议信息公告编号、公告主题、公告内容、公告名称P1.4表5-4 数据存储列表5.数据处理过程列表，如表5-5所示。编号标识名称输入数据流输出数据流处理过程5-50001P3计划管理计划信息（F4）个人计划信息、部门计划信息根据计划信息（F4）制定个人计划（F4）、部门计划(F3)5-50002P5.4考勤时间设定设置时间信息（F8）考勤标准时间F9上下班考勤是以考勤时间（F9）为标准考勤的表5-5 数据处理过程列表6.外部实体列表，如表5-6所示。编号名称别名输入数据流输出数据流数量6-60001职员普通户发送消息（F6）接收消息（F5）100/月6-60002经理管理者审批信息（F3）3/天表5-6 外部实体列表六、结束语通过办公自动化管理信息系统分析报告的课题，是对我在这学期学习理论知识和实践相结合的一次综合检验。通过这次办公自动化管理信息系统分析，开发本系统使我受益匪浅。在本次OA信息系统分析中我付出了大量的时间，但是，我得到的收获远远不是这些时间可以衡量的，它将是我终生的财富，必将给我今后的学习和工作带来更多的收益。经过一段时间的分析，办公自动化管理信息系统开发完毕，功能基本符合公司要求，能够完成对公司日常的计算机化处理。这样将改善公司原来的手工管理需要大量纸张、信息在公司中传递慢的现状。