VB人事管理设计.doc

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1、摘 要本论文是从现代企业管理中的人事管理现状出发，针对人事管理的复杂程序，经过详细的系统调查，开发出的操作简单而且方便实用的一个人事管理系统。对企业中的考勤信息、请假信息、加班信息、出差信息、调动信息进行管理和打印。本系统的前端开发工具是Visual Basic 6.0，后台数据库引擎选用数据库软件Access 2000。本系统经过测试，运行稳定，可以满足公司人事管理方面的需要。关键词：人事管理系统、考勤、请假、加班、出差、调动AbstractThis thesis is from the modern business enterprise present condition, aim at

2、 the personal management of the complicated procedure operation, pass by detailed system investigate, develop simple and convenient practical such a personal management system.The head tool of this system development is Visual Basic 6.0, the engine of the backstage database software choose to use is

3、 Access 2000.This system through tests, and run stability, and can content the personnel management of the companys needs.Key words: Personal management system，test frequently, ask for leave, work overtime, go on errands, transfer.前言随着计算机技术的不断发展，计算机作为知识经济时代的产物，已被广泛应用于社会各个行业和领域。随着我国国企改革的深入和社会主义市场经济的日

4、趋繁荣，导致各企业间的竞争日益激烈，迫使企业采取先进的计算机硬件设备以及高质量的辅助软件来管理企业的各项运作，以提高企业的劳动生产率以及人员效率。人事管理系统软件作为一种管理软件正在各企事业单位中得到越来越广泛的应用。目录 第一章 人事管理系统概述61.1人事管理系统简介61.2企业信息化发展81.3关于人事管理系统的几个误区9第二章 人事管理系统分析112.1系统初步调查112.2系统可行性分析122.3系统详细调查132.4系统业务流程图142.5系统的安全性14第三章 人事管理系统设计163.1方案设计163.2开发工具选择163.3数据库设计173.3.1人事管理系统的详细调查173.

5、3.2系统逻辑模型的提出183.3.3数据字典193.3.4概念结构设计253.3.5逻辑结构设计263.3.6物理结构设计273.3.7数据库实现303.4模块设计31第四章 人事管理系统的实现334.1开发环境的选择334.2人事管理系统模块设计举例364.3人事管理系统测试524.4系统运行与维护524.5系统的转化方案53第五章 开发总结54主要参考文献55附录 英汉翻译及部分源程序 56 人事管理系统的设计第一章 人事管理系统概述在开发人事管理系统之前，我认真地阅读了很多相关材料，其中包括管理科学，人力资源开发与管理，人事管理，数据结构，工程算法，VB6.0教程，Access 200

6、0使用手册等，为下一步软件开发奠定了坚实的理论基础。1.1 人事管理系统简介随着市场竞争的日趋激烈，人已成为实现企业自身战略目标的一个非常关键的因素。企业中人心的向背和员工对工作的投入程度在很大程度上决定了该企业的兴衰与成败。如何能保持本企业员工的工作责任感，激励他们的工作热情，减少人才的流失，已成为困扰企业主管和人力资源经理的一个日益尖锐的问题。企业管理从根本上来讲就是对人的管理。一、 人事管理系统（HRMS）的发展历史人力资源管理系统的发展历史可以追溯到20世纪60年代末期。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时大型企业用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错，为了解决这个矛盾，

7、第一代的人力资源管理系统应运而生。当时由于技术条件和需求的限制，用户非常少，而且那种系统充其量也只不过是一种自动计算薪资的工具，既不包含非财务的信息，也不包含薪资的历史信息，几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。但是，它的出现为人力资源的管理展示了美好的前景，即用计算机的高速度和自动化来代替手工的巨大工作量，用计算机的高准确性来避免手工的错误和误差，使大规模集中处理大型企业的薪资成为可能。第二代的人力资源管理系统出现于20世纪70年代末。由于计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及性，还是计算机系统工具和数据库技术的发展，都为人力资源管理系统的阶段发展提供了可能。第二代人力资源管理系统基本上

8、解决了第一代系统的主要缺陷，对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑，其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但这一代的系统主要是由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念，而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。人力资源管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末。由于市场竞争的需要，如何吸引和留住人才，激发员工的创造性、工作责任感和工作热情已成为关系企业兴衰的重要因素，人才已经成为企业最重要的资产之一。“公正、公平、合理”的企业管理理念和企业管理水平的提高，使社会对人力资源管理系统有了更高的需求；同时由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术

9、，特别是Internet/Intranet技术的发展，使得第三代人力资源管理系统的出现成为必然。第三代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库处理几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。二、 人事管理相关软件简介近几年来，国内外与人力资源管理有关的系统和程序的发展都非常迅速，众多的软件有如雨后春笋般地不断

10、涌现。这些软件尽管各有特点，但从功能上来分析，大致可分为如下五种：1. 薪资和福利计算程序。这类程序通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，这些程序还可以根据公司的政策设置并计算由年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完备的历史信息供查询和生成报表；这类系统也可处理部分简单的人事信息。2. 培训管理系统。培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果

11、记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。3. 考勤管理程序。为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业配置了打卡机，考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先的编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生的文档还可作为历史信息保存，用于分析，统计和查询。4. 人力资源管理系统。人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与

12、员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检索的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一的管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。同时由于这类系统可管理较全面的人力资源和薪资数据，因而还可以生成许多综合性的报表供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等等。1.2

13、企业信息化发展随着信息时代的到来，企业的信息化已被提上日程。企业自然会考虑下述问题：在规划方案中，哪些功能是必需的？哪些并不适合自己的公司？遗漏了哪些必需功能？企业建立管理信息系统时，现行的工作流程还需要怎么调整才能使工作效率真正提高？企业管理信息系统将来的运行、维护、升级、改造成本有多高？选择什么样的管理信息系统软件平台开发自己的管理信息系统最可靠而且经济？而只有对以下三个问题进行分析，才有助于推动企业的信息化。1、 信息是现代企业管理的核心。在开始着手规划和建立企业的管理信息系统时，要坚信信息技术的发展将在企业的管理过程中起着越来越重要的地位，而且越来越决定着企业管理的效果和效率。在提高和

14、改善企业管理的过程中，应该明白如何采用管理信息系统这一有效管理工具，以及它是如何在企业的管理中起作用的。随着企业规模的扩大，其管理组织会变得越来越庞大和困难，而信息的处理与使用也变得越来越重要。2、 在规划和建设一个企业的管理信息系统时，有可能误认为企业的管理信息系统就是在企业原有管理模式上加入计算机信息处理。其实，一个好的管理信息系统绝不是企业原有的管理模式和计算机信息处理的简单相加，建立管理信息系统的目的是通过实现对企业信息处理的现代化而达到高效完成管理工作，所以一个好的管理信息系统的模型一定要能够与当今信息技术紧密相连，并能够充分利用其优良性能。3、 企业信息化是一个过程。企业的信息化规

15、划和建设是一个不断改进、逐步提高的过程。在这样一个复杂的系统中存在着大量的作用因素，只能通过长期不断的努力才能达到目的，在企业信息化的规划和建设过程中，不可将职工的计算机和软件使用培训等视为可有可无，信息化的发展使计算机和软件成为企业日常管理中的必然。1.3 关于人事管理系统的几个误区1 缺乏长远的战略眼光有些企业领导人在人力资源管理中缺乏长远的战略眼光，认识不到采用和实施人力资源管理系统的重要性。他们或者只顾眼前利益，认为人力资源管理系统是一种“锦上添花”的项目，没有紧迫感；或者对人力资源管理系统缺乏认识，自以为自己也已采用了人力资源管理系统，殊不知他们实质上只是采用了带有部分人事数据的简单

16、薪资处理软件；还有些企业在选取人力资源管理系统时，只考虑满足当时的需求，而且考虑人格因素多于系统功能，这样选取的系统会后患无穷，不仅现在缺乏指导价值，将来随着企业的发展和管理水平的提高，也会阻碍企业的进步。2 人力资源管理系统是一个拿来即用的软件由于缺乏对系统实施工作的重要性和艰巨性的认识，将人力资源管理系统混同于一个普通的软件，没有统一的规划和项目组织，边用边开发，使系统的实施处于一种混乱的状态，会造成数据的重复，不相容和不全面，对整个企业产生不利的影响。3 不顾实力自己开发人力资源管理系统将现代人力资源管理的理念和计算机技术有效地集合起来，从长远、系统和发展的眼光进行全面的系统分析和设计并

17、不是一件轻而易举的事情。而且用于维护、文档编写、调试和排错等所花费的人力物力财力也远远超过购买商品化软件所需的成本。4 盲目依靠销售商的实施顾问过分依赖销售商的实施顾问是不可取的，除了费用和响应时间方面的因素之外，企业的相关设置不可能一成不变，而实施顾问不可能长时间地熟悉某个企业人力资源管理系统的详细设置。所以企业应该建立包括计算机人员和人力资源管理人员在内的项目核心小组。第二章 人事管理系统分析2.1 系统初步调查一、应用人事管理系统的必要性现在不少企业管理人员已经认识到采用人力资源管理系统的必要性，纷纷开发或选购适合本企业特点的人力资源管理系统。人事管理系统具体以下优点：1 采用人事管理系

18、统，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可以提供的分析报告成了可能。2 人事管理系统有着易访问、易查询的信息库。在没有采用和实施人事管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人事管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。实施了人事管理系统之后，不仅可以得到较

19、为全面的、详细的、未经过过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改进企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。3 采用和实施人事管理系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人事管理系统之后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。这就提高了企业的管理水平。二。人事管理系统实施的特点及注意事项要想通过人事管理系统来提高企业的管理水平，光是选取一个好的或比较好的、适合本企业特点的人事管理软件还是远远不够的。人事管理软件

20、通常只是一个通用的系统框架，它提供诸如报表生成、查询、宏等辅助工具协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样包括规范的和不规范的、普遍存在的和特殊的、相对简单和错综复杂的情景。因为不同类型企业的不同需要就成为了关键。由于人事管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，因此，实施工作尤为繁琐和困难。为了最大限度地提高企业的人事管理水平，成功地实施人事管理系统，需要特别注意以下七点：1 主要领导理解和全力支持。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业

21、内各个部门和全体员工的积极配合，要有企业决策层的参与和支持。2 培训。要想使人事管理系统真正地发挥应有的效用，必须通过培训转变人们的思维方式和行为方式，学会通过系统来进行科学的管理。3 改进企业的相关制度和信息结构。要充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，充分利用人事管理系统改进企业的人事管理。4 明确基础上的实施目标。要明确整个项目的实施计划和目标，明确需要采集的数据及保留的历史信息。5 组织精悍的基础上实施小组。实施小组人员的组成就包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们是企业运行人事管理系统的主要骨干和技术支持。6 测试软件功能。由于人事管理系统需处理的信息关系非常复杂，各企业

22、的需求也不尽相同，所以在其实的初期要进行软件功能的测试，以确保日后的使用。7 建立科学的程序性文件。人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。而两者之间的矛盾就要通过建立必要的科学的程序性文件才能为人事管理系统的实施和正常运行提供有效的保证。2.2 系统可行性分析人事管理系统在企业中占有极其重要的地位，它关系着企业内部每个职员的档案，其中包括新职员的增加，职员档案的查找，职员的详细资料等等。对于企业来讲，人事管理系统是不可缺少的组成部分，它有效地管理企业的员工，对企业内部人事的流动和分配起着重要的

23、管理作用，它正确地反映着企业的人事变化。（企业管理业务流程图）企业负责人（厂长、经理）销售部主管财务部主管生产部主管人事部主管图2-1根据企业对人员管理的需要，开发一个“人事管理系统”，开发目的如下：1 能够对员工的有关资料进行输入，修改，删除。2 能够为企业提供强大的查询功能，以便企业主管了解和掌握各职员的具体情况。3 能够提供员工的考勤信息及调动信息。4 能够对员工的资料数据进行备份，以作为相关的历史资料。2.3 系统详细调查（一） 功能需求基于以上的开发目标，系统开发的范围确定如下：本系统只涉及人事资料部分，不包括工资计算等项目；本系统提供强大的查询功能，可进行不同类型查询，提供多种索引

24、；本系统提供记录的添加，删除和修改；本系统可单条或多条输出个人资料，并可打印相关报表。（二） 数据需求通过调查和研究，本系统仅提供一个数据库，但该数据库包含各项所需信息，表名为person，（Access表结构）此表包括职员所有的详细资料，可以为企业主管提供详细信息，以期对员工管理及分配。（三） 运行环境大多数中小型企业，对计算机的要求并不高，一般只需能进行工资计算，人事录入，打印报表等功能即可，所以计算机的配置约为普通配置，DDR256M内存，17英寸纯平显示器，80G左右硬盘，标准键盘和鼠标，打印机，Windows 98/xp/me/2000操作系统等。而本系统开发工具选取VB 6.0，所

25、以编制的程序在以上环境的机器中均可顺利运行，并且本系统占用空间较小，主要依靠鼠标和键盘进行录入，依靠打印机进行输出。详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统流程图中部分图形工具来描述管理活动，进行规范化说明。2.4 业务流程图业务流程图的符号说明如下图所示：1、 2、 3、 4、 5、系统中人员 实体或单据 实物或信息流 处理 数据存储 图2-2业务流程图图例详细调查之后，绘制出的人事管理系统的管理业务流程图如下图所示。调动信息调动信息有关领导员工信息进行处理人事科各科室车间部门人事信息 出勤信息员工名单人事科存档 员工考勤信息图2-3人事管理系统业务流程图2.5系统的安全性信息

26、的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人事管理系统的安全性设计使得机密的人事信息处在一种“受控”状态下的透明。只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此，不需要担心会因为采用人事管理系统而降低了人事信息的保密性，相反，信息的安全性会因为人事管理系统的采用而得到加强。本程序考虑到系统的安全性，主要设置了用户登录论证，其中包括初始用户登录验证和再次用户登录验证，并且需要进行密码校验，保证了信息的“可控”透明性。而且，为了提供企业日后需要的各期历史资料，本系统还提供数据备份功能，使原始资料的保留更为方便，并且能够进行新旧资料的对比，使企业主管对各期人员变动更好的了解，为以后的决定打下良好的基

27、础。（附密码验证流程图）开始显示错误进入人事管理系统调用密码检测子程序输入用户密码提示登录本程序 图2-4密码验证流程图第三章 人事管理系统设计3.1 方案设计本项目在初始设计时曾经考虑过三套设计方案，方案内容大致如下：第一套：系统功能分为四个模块，分别为文件操作，数据库操作，系统设置和帮助文件。1 文件操作模块包括对本程序所使用的所有文件的打开，关闭，复制，备份和重新安装等操作。2 数据库操作模块包括对本程序所使用的数据库的追加，查询，删除等操作。3 系统设置模块包括对本程序所使用的数据库的路径设置，用户安全设置等操作。4 帮助模块包括如何使用本系统的各类操作。第二套：系统功能分为两个模块，

28、分别为文件操作和数据库操作。1 文件操作模块包括对系统所使用的各类文件的维护，以及报表的打印和系统的设置等操作。2 数据库操作模块包括对本程序所使用的所有数据库的添加，删除，修改，查询等操作。第三套：系统功能分为六个模块，分别为系统设置，员工基本信息，员工考勤模块，员工调动模块，数据管理模块.在这三套方案中，我选择了第三套方案为开发方案，原因如下：系统需求分析中要求的文件组成比较简单；本系统所需要的系统设置也比较少；而又由于需求分析中对查询功能的要求较多，所以需要着重于查询功能的设计；由于对录入的需要，本系统着眼于对单条记录的编辑。3.2 开发工具选择本程序在设计之初曾经考虑过几种其它的开发工

29、具，例如VF，VC，VB，之所以选择VB 6.0作为开发工具，主要有以下几个方面：1 VF作为数据库开发软件虽然对其自身的数据库文件支持较好，但是对于其他类型的数据库文件却需要额外的驱动程序支持。这样，不仅使VF的使用效率大打折扣，还使程序开发又附加了许多作业，不利于软件的开发工作，而且从办公自动化整个系统考虑，支持VF的所占比例很少，可以说几乎没有，所以放弃使用VF进行本系统的软件开发。2 VC作为一种软件开发工具，虽然它的功能十分强大齐全，可以用于开发各类软件，而且由VC生成的应用程序使用效率也比较高，但是在中小规模的数据库应用程序中，尤其是在本程序中，不仅不能够发挥VC的优势，相反还使本

30、程序的开发复杂化，多做许多额外的设计，对于开发时间来说不太划算，所以不选择VC开发本系统。3 与VC，VF相比较，VB对于Access一类的数据库支持较好，而且提供了许多十分实用的组件，这些为开发中小型数据库应用系统提供了许多便利条件，所以在开发本系统时选用了VB 6.0作为开发工具。3.3 数据库设计3.3.1人事管理系统的详细调查对现行管理业务进行详细调查是了解系统需求和进行系统分析和设计的重要基础工作，因此要对企业的人事管理工作进行全面、细致而充分的调查研究。系统调研采取的主要方法是到现场去，通过座谈、询问、观察甚至直接参与管理活动，自上而下、逐步细化的进行了解。首先与分管厂长、人事主管

31、及财务主管交流意见，了解他们对现有信息系统的看法，有无新的信息需求，原系统有无多余的功能。然后，与部分领导和部分职工，特别是从人事主管那里了解他们对原有信息系统的看法。在此基础上，深入到具体业务职能管理部门即人事科和财务科进行详细的调查，了解他们对现有系统的看法，在操作上有无需要改进的地方。通过调查得知，原人事管理已经初步实现了用计算机进行人事管理，可为单位领导、人事部门及财务部门提供某阶段的人事信息及出勤情况。但具体的操作仍为用WORD及EXCEL电子表格处理软件进行处理。为了充分利用计算机使人事管理工作进一步规范化，满足人事管理及财务管理方面的信息需求，使用人事管理水平向标准化、现代化迈进

32、一步，原人事管理信息操作方式就需要重新加以改进，以适应新形势的变化。就需要利用计算机数据库技术强大的数据处理功能，建立一个功能强大的管理信息系统。也就是说，新建立的系统要求在保持原有系统的功能的基础之上，要求具有良好的适用性和扩展性。要设计一个性能良好的管理系统，明确用户的应用环境对系统的要求是首要的和基本的。本系统从以下四个方面对用户需求进行了分析：（一） 用户的信息需求：能根据需要对人事信息及考勤信息，调动信息进行查询。（二） 用户的处理要求：能进行每位员工的基本信息管理，员工考勤信息的管理，调动信息的管理等。能对相应的信息进行增加、删除、修改。（三） 对系统的适应性、扩展性要求：要求系统

33、能够不受未来使用环境变化的影响，仍能照常使用。尽量做到一次投入，长久受益。（四） 对系统的安全性要求，要求进入系统必须进行口令校验。3.3.2系统逻辑模型的提出系统分析的主要成果是系统的逻辑模型。本系统的逻辑模型主要是以系统的数据流图和数据字典为主要描述工具。即在对人事管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，排除现有组织机构和业务分工所造成的信息障碍。完全从业务管理功能和管理对象出发，按照信息系统中应有的数据流和数据结构来勾画系统的概貌。一、数据流图（简称为DFD）数据流图是组织中信息运动的抽象。是在调研的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运动的可行性角度出发。将信息处理功能和彼

34、此之间的联系自顶向下，逐层分解，从逻辑上精确地描述系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和去向（外部实体）等项目。首先，分析人事管理的总体情况，划分系统边界，识别系统的数据来源和去处，确定外部实体，得出系统的顶层数据流程图；然后划分出几个主要的信息管理功能，并明确各功能之间的联系，绘制出数据流程图。数据流程图的符号说明如下图所示。 外部实体 处理 数据流 数据存储 图31 数据流程图的符号人事管理系统的顶层数据流程图如图55所示。P人事出勤调动信息人事信息处理 用户 单位领导各种报表D1 图32 人事信息处理的顶层数据流程图人事管理系统的数据流程图如下图所示F1录入员

35、工基本信息和工作信息P1 1221员工信息空白单D1F2P2 1221填写有关信息D2已填好的有关信息F3P3员工信息处理D3处理结果F4图33 系统数据流程图其中P表示数据处理，F表示数据流，D表示数据存储。333数据字典（简称为DD）绘制DFD,只是对数据处理和彼此之间的联系进行了说明。为进一步明确数据的详细内容和数据加工过程,应将数据流图中的全部数据流及其组成部分的数据元素，数据存储，数据加工，通过数据字典描述清楚,以便于此后系统设计的进行。这就需要开发人员编写详细的数据字典,来描述系统开发过程的细节。限于篇幅，下面仅列出本系统中的部分有关数据项的数据字典。表1：员工编号 数 据 项系统

36、名：人事管理系统 编号：I001 名称：员工编号 别名：编号 数据项值： 类型：文本 长度：8个字节 取值范围：简述：每个员工都有唯一的一个编号，编号是某位员工的唯一标识.我们可以用形如“20040204“来标识一个员工，前四位2004表明进入单位的时间，02表示部门，04表明此职工在该部门的序号，若本部门人数超过100，则用字母加数字的形式如“A1”的形式表示。修改记录：编写日期审核日期表2：员工姓名 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I002 名称：员工姓名 别名：姓名 数据项值： 类型：文本 长度：8个字节 取值范围：简述：每个员工都有唯一的姓名，若出现重名现象，我们可以查看此员工的

37、编号进行区别。修改记录：编写日期审核日期表3：性别 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I003 名称：性别 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：2个字节 取值范围：男、女简述：性别仅有两种情况，为了便于录入，在设计时可以采用单选按钮或下拉列表框的方式。修改记录：编写日期审核日期表4：籍贯 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I004 名称：籍贯 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：12个字节 取值范围： 简述：员工的出生地修改记录：编写日期审核日期表5：年龄 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I005 名称：年龄 别名： 数据项值： 类型：数字 长度：2个字节 取值范围： 16-

38、99简述：员工的岁数，因为企业要求最低文化程度为高中或中专，所以最低年龄为16岁。此外还要统计退休的人员岁数。所以取值范围为16-99修改记录：编写日期审核日期表6：生日 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I006 名称：生日 别名：出生日期 数据项值： 类型：日期/时间 长度：8个字节 取值范围：简述：员工的出生日期。修改记录：编写日期审核日期表7：学历 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I007 名称：学历 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：8个字节 取值范围：简述：因为员工的学历分为高中，中专，大专，本科，硕士，博士，博士后这几种情况。所以为了便于录入，在设计时可以采用单选按

39、钮或下拉列表框的方式。尽管企业中现在还没有具有博士及博士后学历的员工，但为了系统以后能适应企业发展的需要，需要把这两种学历考虑进去。修改记录：编写日期审核日期表8：专业 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I008 名称：专业 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：20个字节 取值范围：简述：员工取得现有学历时所学的专业。修改记录：编写日期审核日期表9：住址 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I009 名称：住址 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：26个字节 取值范围：简述：员工现在的家庭住址，若员工的家庭住址变动，则从每年一度的员工简明情况登记表中的信息进行修改。修改记录：编写日期

40、审核日期表10：邮编 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I010 名称：邮编 别名： 数据项值： 类型：文本 长度：7个字节 取值范围：简述：员工家庭住址的邮政编码。因现在我国的邮政编码为6个字节，但为了系统能适应未来形势的变化，特设为7个字节。修改记录：编写日期审核日期表11：电话 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I011 名称：电话 别名：电话号码 数据项值： 类型：文本 长度：12个字节 取值范围：简述：现在的电话号码大部分为7位或8位，再加上分隔符所以设为12位，是为了以后系统适应未来形势的变化。修改记录：编写日期审核日期表12：Email 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I012 名称： Email 别名：电子邮箱 数据项值： 类型：文本 长度：20个字节 取值范围：简述：员工的邮箱地址。修改记录：编写日期审核日期表13：参加工作时间 数 据 项系统名：人事管理系统 编号：I013 名称： 参加工作时间 别名： 数据项值： 类型：日期/时间 长度： 取值范围：简述：员工参加工作时间。修改记录：编写日期审核日期