协会财务管理信息系统 .doc
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1、协会经费管理系统课程设计报告一 协会经费管理系统规划1.1开发背景 ()1.2协会经费管理现状 ()1.3 新系统目标()1.4 系统总体结构以及可行性分析 ()二 协会经费管理系统分析2.1 系统组织结构与功能分析()2.2 业务流程分析()2.3 数据流程分析()2.4 数据字典()三 协会经费管理系统设计3.1 系统设计的任务及原则()3.2 系统总体结构分析()3.3 代码设计()3.4 数据库设计()3.5输入输出设计3.6物理配置方案设计四 协会经费管理系统实施 4.1 系统开发环境() 4.2 模块功能实现()五 系统评价5.1经费管理系统优点 ()5.2经费管理系统缺点 ()六
2、 总结参考文献 ()一 家庭财务管理系统规划1.1开发背景市场营销协会成立于2007年10月,是一个由一群对营销感兴趣的、热爱市场营销的学生自发性组成的一个针对全校学生的新兴社团。协会以林建忠校长的题词“探究市场真谛,提升营销悟性”为口号,旨在为广大同学提供一个理论与实践相结合的机会,激发学生钻研市场营销理论和参与市场营销活动的热情,为市场营销爱好者创造一个良好的交流平台和学习锻炼环境,以协会为龙头促进市场营销活动的开展,提高学生的综合素质。自成立短短数个月,通过为我校学生提供校园模拟营销锻炼机会,培养大学生商业策划和商业实战的技能。协会一直致力于为同学们联系实践岗位,增加同学们与社会与企业接
3、触的机会,为同学们将来的就业提供实践基础。但协会发展至今,还没有很好的财务管理办法,一直采用纯手工记账,在效率和实时反馈上做得不好。所以,建立协会的财务管理信息系统开始成为需要和趋势。1.2协会经费管理现状协会目前经费管理还处于最原始的纯手工记账方法,存在弊端如下: 1.财务会计核算层面难以满足财务管理的需要。传统财务会计业务流程是基于几百年前帕乔利的会计理论发展而来的,而帕乔利的思想核心是分类系统,人们称之为会计科目表。使用会计科目表把资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,使用财务报表将企业汇总的数据提交给用户。在这种财务会计体系结构中,当经济业务发生时,财会人员并不能实时采集业务活
4、动的会计数据,通常是在业务发生后采集,然后经过若干会计处理环节,才能提交到管理者手中。等到了管理者手中,已成了滞后的信息,失去了及时性,也就是失去其应有的价值;在采集时也并不采集业务活动的全部数据而只采集符合会计事项定义的资金流信息,忽视了大量的其他管理信息,进行财务分析时,往往成为了财务数据和其他业务部门的数据相核对的一个过程。同时,在会计系统中,虽然原始凭证包含了经济业务活动的详细数据,但是经过记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表,数据被一次次过滤、汇总,数据记入到报表时,就难以反映经济业务的本来面目。不能够提高协会管理的水平,往往只起到一个反映的过程,所以,财务会计系统信息化是发展的
5、必然趋势。2.控制层面的缺陷。由于传统会计记账方法的滞后性,使得财务管理的实时控制成为不可能。因为会计信息的滞后性不能使管理者从协会财务部中得到所需的信息。所以,事前、事中、事后的控制统统变成了事后控制,事后算账。同时我们也可以预想,随着协会规模的扩大,财务管理问题如果不能在开始时就得到控制和解决,那么未来的问题会像滚雪球一样越滚越打。针对此,我们有了建立协会财务管理系统的想法。1.3 新系统目标总的来说:对整个协会的财务管理状况作信息处理与系统管理。尽量使系统的功能设计,流程设计与实际操作吻合,有一定的可行性和现实意义。协会对财务管理信息系统的要求有以下几点:1、系统必须反映协会财务管理的实
6、质性特征,满足协会管理者和财务部相关人员的管理需求。2、该系统有严密的过程控制,使得业务流程的要求得以准确执行。3、系统反映的流程简洁,自动化程度比较高.如能自动打印报表,自动进行一些简单的结算,为协会的财务管理人员提供相对准确数据,保证高效率运作等。1.4 新系统的总体结构及可行性分析1.4.1系统总体结构财务管理信息系统由登陆窗体、主窗体、收入管理窗体、支出管理窗体、统计窗体、帮助窗体、两个打印窗体共八个窗体组成。(1)收入管理窗体第一页:记录功能数据表项目:编号、收入来源、类型(现金、支票等等)、金额、日期、经办人。通过“增加、修改、删除、保存、取消、退出”来实现。第二页:查询功能按“来
7、源、类型”分别查询通过“查询、打印、退出”来实现(2)支出管理窗体第一页:记录功能数据表项目:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。通过 “增加、修改、删除、保存、取消、退出”来实现第二页:查询功能按“用处、类型、部门”分别查询通过“查询、打印、退出”来实现(3)统计窗体统计管理分为“月统计、学期统计、学年统计”三项,分别进行收入总额、支出总额、余额计算。统计管理对应的数据表为“收入和支出”两个数据库。余额统计公式为:余额 = 总收入总支出1.4.2可行性分析1.4.2.1系统开发的必要性现行的协会会计记录办法对于财务管理人员的要求较高且操作麻烦对协会的每项收入开支进行及时手工记录,一段
8、时间后进行全部财务的统计和核算,并且在财务状况查询方面很难达到要求。可以说,现行的财务管理办法已经满足不了日益发展的协会财务管理要求。所以,开发协会的财务管理信息系统是必要的。1.4.2.2经济可行性 开发本财务管理信息系统只需要我们付出人力资本即可,设备费、材料费用和运行费用均不涉及,而且人力资本也可以不计。 建立财务管理系统之后,可以减轻财务部门相关人员的工作量(在记录、查询和修改时),同时也能方便协会管理者对于协会财务信息的了解。1.4.2.3技术可行性 开发本财务管理系统只需要装有DELPHI7.0的电脑即可,而且人员配备只要学过DELPHI7.0的人即可,所以技术上也是可行的。1.4
9、.2.4组织管理可行性 协会管理人员对于开发此系统还是抱了很大的兴趣,开发的热情也比较高。 系统开发出来之后,管理工作全部交由协会财务部人员。其中,在工作衔接这一块上可能需要暂时对他们进行培训。 新系统的开发不会导致组织的变动,只是对现有财务部人员工作方式的一种改变。管理人员只需要在新接触时期进行熟悉就会很快适应。先文字介绍该组织有哪些日常业务?每个业务的具体处理过程?再画业务流程图二 协会经费管理系统分析2.1业务流程分析所谓业务流程指的是某业务活动的工作过程 协会经费管理的日常业务主要包括收入管理、支出管理以及统计管理等三大部分。其中:(1) 收入管理的目的主要是对协会各项经费进行记录,并
10、在需要的时候能按各类要求及时进行查询,如按收入类型或收入来源查询收入情况。(2) 支出管理的目的主要是对协会的各项开支进行记录,并能按要求及时进行查询,如按部门查询或按支出类型查询。(3) 统计管理的目的主要是可以按月、学期或学年对协会的收入总额、支出总额和余额进行统计。业务流程图就是用一些尽可能少的规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。此财务管理系统的业务流程表示财务管理员对协会相关收入进行登记并填写收入清单表,另外财务管理员也负责对协会的各项开支进行报销并填写报销清单,然后财务管理员对收入清单表和报销清表进行整理和统计并进行试算平衡,最终得出损益平衡表。(具体业务流程图见图2.1.1
11、)协会成员收据/发票各类组织财务管理员现金/支票收入清单收入登记报销登记报销清单整理统计损益平衡表图2.1.1 经费管理信息系统业务流程图图的序号标注方法:章号.节号.图号2.2 数据流程分析数据流程分析是把数据在组织(或原系统)内部的流动情况抽象地独立出来,舍去具体的组织结构、信息载体、处理工作、物资、材料等,单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式,主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。数据流程分析是通过数据流程图(Data Flow Diagram,简称DFD)来实现的。数据流程图是描述系统数据流程的主要工具,它是用图形符号综合地描述信息在系统中流动、处理和存储情况的图。数
12、据流程图具有抽象性和概括性的特征。数据流程图的基本符号有四个,即数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体。绘制数据流程图时首先要明确系统的边界,画出顶层DFD,再对数据流程图进行分解和细化。图2.2.1是财务信息系统的顶层DFD,图2.2.2是系统的第一层DFD。各类组织协会成员P0财务管理支票收据/发票图2.2.1 财务信息系统的顶层DFD损益平衡表D1支票收据/发票报销清单收入清单协会成员P2报销登记各类组织P1收入登记P3整理统计图2.2.2 财务管理信息系统的第一层DFD2.3 数据字典数据字典(Data Dictionary,DD)是在系统数据流程图的基础上进一步定义和描述数据的工具。它
13、包括对一切动态数据和静态数据的数据表结构和相互关系等的说明,是数据分析和数据管理的重要工具,也是系统设计阶段进行数据库设计的重要参考依据。DD有两种:手工卡片形式和自动化方式,卡片式DD共有六种:数据流卡片、数据结构卡片、数据存储卡片、数据项卡片、处理逻辑卡片和外部实体卡片。2.3.1 数据项卡片分析数据特性应从静态和动态两方面进行,在DD中,仅定义数据的静态特性,具体包括:1 数据项编号:I102-01 2 数据项编号:I103-01数据项名称:报销凭据编号 数据项名称:部门编号别 名:报销凭据编号 别 名:部门编号简 述:报销凭据的代号,均为s 简 述:某部门的代号类别及宽度:alpha
14、2位 类别及宽度:alpha 2位3 数据项编号:I104-01 4 数据项编号:I105-01数据项名称:报销凭据编号 数据项名称:报销凭据序号别 名:报销凭据编号 别 名:报销凭据序号简 述:某种报销凭据的代号 简 述:某报销凭据的序号类别及宽度:alpha 2位 类别及宽度:alpha 5位2.3.2 数据流卡片数据流卡片用于分析数据流程图中数据的流动情况,队一个数据流程图来说,有多少个数据流就有多少个数据流卡片,定义数据流卡片时,不仅要说明数据流的名称、组成等,还应指明它的来源、去向和数据流量等。1数据流编号:H201-03数据流名称:支票简 述:各类组织或企业开出的支票/现金数据流来
15、源:各类组织或企业数据流去向:P1数据流组成:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。2数据流编号:H201-04数据流名称:收据/发票简 述:各类组织或企业开出的收据/发票数据流来源:各类组织或企业数据流去向:P2数据流组成:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。3数据流编号:H201-05数据流名称:收入清单简 述:财务部所记录的收入清单数据流来源:财务部数据流去向:P3数据流组成:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。4数据流编号:H201-06数据流名称:报销清单简 述:财务部所记录的报销清单数据流来源:财务部数据流去向:P3数据流组成:编号、部门、用处、类型、金额、日
16、期、经办人。5数据流编号:H201-07数据流名称:损益平衡清单简 述:财务部所记录的损益平衡清单数据流来源:财务部数据流去向:D1数据流组成:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。2.3.3数据结构卡片数据结构卡片是由若干数据项组合,它描述了某些数据项之间的关系。一个数据结构可由若干个数据项组成,也可以由若干个数据结构组成,还可以由若干个数据项和数据结构组成。1数据结构卡片数据结构名称:协会收入卡片数据结构简述:协会收入现金或支票时所做记录的卡片数据结构的组成:编号、收入来源、类型(现金、支票等等)、金额、日期、经办人。2数据结构卡片数据结构名称:协会支出卡片数据结构简述:协会直接支出
17、或报销费用时所做记录的卡片数据结构的组成:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。2.3.4数据存储卡片数据存储卡片主要用于描述数据存储的结构、有关的数据流和查询要求。文件名:损益平衡表简述:协会实时统计的协会收支情况。组成:协会收入、支出、时间有关的数据流:P1、P2、P3、D1有无立即查询要求:有2.3.5处理逻辑卡片 对DFD种最底层的处理逻辑编写处理逻辑卡片,包括编号、名称、输入的数据流、输出的数据流和对其功能的描述。1编号:P1名称:收入登记简述:调用数据进行数据关联输入:编号、收入来源、类型(现金、支票等等)、金额、日期、经办人。输出:编号、收入来源、类型(现金、支票等等)、金
18、额、日期、经办人。处理:将编号、收入来源、类型(现金、支票等等)、金额、日期、经办人信息综合为下一步的整理统计做准备。2编号:P2名称:支出登记简述:调用数据进行数据关联输入:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。输出:编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人。处理:将编号、部门、用处、类型、金额、日期、经办人信息综合为下一步的整理统计做准备。3编号:P3名称:整理统计简述:调用数据进行数据关联输入:收入信息及支出信息输出:收入信息及支出信息处理:将收入信息及支出信息综合为下一步的损益平衡表的制作做准备。2.3.6外部实体卡片 主要用来描述外部实体的有关信息。通常包括:外部实体编号、外
19、部实体名称、简述、输入数据流、输出数据流等。1外部实体名称:协会成员简述:无输入的数据流:收入信息及支出信息输出的数据流:无三 协会经费管理系统设计3.1 系统设计的任务及原则系统性:系统是作为统一整体存在的,因此,系统设计中界面风格要一致,操作方法一致,系统的代码要统一,各个模块调用的数据要有关联性,如收入信息模块调用收入日期一定要从收入信息表中读取。灵活性:为保持系统的长久生命力,要求系统有很强的环境适应性,在收入/支出基本信息中不包括查询功能,使查询自成为一个模块,有助于今后的修改和增加新的内容。可靠性:具有权限控制,在一定程度上保护了数据库的安全性和完整性。经济性:在硬件上不盲目追求技
20、术的先进性,满足需求即可,模块要尽量简单,以便缩短处理时间,减少处理费用。用图表示该系统包含哪些模块?并用文字详细介绍每个模块的功能3.2 系统总体结构设计3.2.1 系统功能描述本系统主要包括收入管理、支出管理、统计管理三个模块。财务系统的功能模块示意图,如图3.2.1:市场营销协会财务管理信息系统收入情况管理管理支出情况管理统计功能收入情况记录收入情况查询按学期统计按月统计按学年统计支出情况查询支出情况记录 图3.2.1财务管理信息系统的功能模块示意图(1) 收入管理:主要是对协会各项经费进行记录,并在需要的时候能按各类要求及时进行查询,如按收入类型或收入来源查询收入情况。(2) 支出管理
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- 协会财务管理信息系统 协会 财务 管理信息系统
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