某公司办公自动化系统的设计与实现计算机毕业论文.doc
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1、 目 录内容提要I1. 引言12. 系统分析12.1 可行性分析12.2需求分析22.2.1需求分析概述22.2.2系统数据流图23系统设计43.1系统总体设计原则43.2系统功能设计53.3 数据库设计73.3.1 数据库概念结构设计73.3.2 数据库逻辑结构设计83.3.3 数据库物理结构设计93.4 输入输出设计134. 系统实现144.1 开发技术及环境144.2 人力资源管理144.3 收/发文管理154.4 会议管理154.5 公告管理164.6 资产管理164.7 文档管理174.8 内部邮件管理184.9 意见箱184.10 重新登录195. 系统测试与维护195.1 测试描
2、述195.2 测试结果205.3 测试评价206结语20致谢22参考文献23ABSTRACT243内容提要 企业办公自动化系统是专门用于企业内部员工信息交流的软件,其开发过程主要包括前端应用程序的开发和后端数据库的建立两个方面。对于前者要求应用程序功能完备操作简单,对于后者要求建立起数据一致性、完整性和安全性良好的数据库。本论文在对充分调研的基础上,针对瑞丰农资公司实际情况,采用Browse/Server模式、利用JAVA语言及struts框架进行系统的开发,实现企业办公自动化系统。该系统具有内部邮件的收发、公司公告发布与浏览、员工信息的录入与修改、公司财产的信息记录、文件上传和下载及意见和建
3、议的留言等功能。该系统的实现可使企业内员工之间信息的交流更高效、便捷,也使企业内各部门之间员工的频繁往来减到最少,从而提高企业整体的办公效率,为企业节约成本,使企业在激烈的市场竞争中赢得优势,实现企业整体战略目标。关键词 办公自动化 客户机/服务器 系统管理 B/S模式I山西大学商务学院本科毕业论文(设计)1. 引言传统的办公方式极大的束缚了人的创造和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对传统办公方式的变革,正是适应了人们
4、的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。在信息时代,一个具备一定规模的现代化组织,在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的规范管理成为提高机构管理水平和办公效率、减少资源的消耗、提高机构服务水平的必不可少的手段和方法。企业办公自动化系统开发的真正意义不是简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业,而是通过计算机系统的各种应用,使各独立的工作者能实现信息共享、协同工作、合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业,全面提高组织机构的办公效率,实现信息共享。2. 系统分析2.1 可行性分析(
5、1)管理上的可行性公司具有合理的管理机制,完善的规章制度,稳定的经营秩序以及科学的管理方法和程序,以及完整准确的数据。另外,公司领导具有现代化的管理水平和很强的信息意识,能从长远上支持本系统的运转。(2)技术上的可行性随着计算机的普及,公司各个部门已拥有相当数量的计算机,能够支持windows XP sever操作系统以及SQL Server数据库管理系统。而且公司内部已经形成了一定规模的计算机网络,具有打印机等输出设备,能够满足本系统应用的需要。在软件方面,由于本系统客户端使用JAVA语言进行开发,该语言可以运行在任何操作系统上,服务器端需要windows XP Server操作系统和SQL
6、 Server数据库管理系统。开发使用的eclipse程序设计软件可以在短时间内安装并使用,符合系统的要求。在人力资源方面,公司员工都经过计算机应用方面的专门培训,能够进行基本数据的输入输出,能够熟练使用相应的办公软件,经过短期培训,应该可以使用本系统进行办公。另外公司具有专职的计算机维护人员,定期对计算机进行硬件和软件的维护,符合系统的要求。因此,本系统在技术上是可行的。(3)经济上的可行性硬件方面:公司已经为每个员工配备一台计算机。运行方面:本系统的运行所需的材料以及维护费用有限。培训方面:本系统简单易用,界面友好,只需经过短期培训即可。因此,本系统在经济上是可行的。综上所述,本系统的开发
7、和使用完全可行。2.2需求分析2.2.1需求分析概述办公自动化系统的建立需要进行用户需求调查与分析以确定系统目标,这是系统建设的重要环节。中小企业需求规模相对较小,在功能上对系统的需求也相对较少。大体可分为:一方面是通过收发消息为主的方式与其他员工交流各种信息,基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能,即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。 由于公司主要业务是农资销售,产品的进出伴随着大量的数据,仅靠传统的人力资源来记录入
8、库、出库,销售数量和销售额等难免会出现偏差,产生不必要的麻烦,而产品数据库的建立则可以良好的改善这一弊端,因此从数据需求上来说本系统还是值得开发的。针对上述问题,拟设计并开发企业办公自动化系统,系统开发的总体目标如下:(1)企业办公自动化系统可以将人们从繁重的重复性劳动中解放出来,大大节省工作时间,提高工作效率、减少办公费用。(2)企业办公自动化系统将是企业竞争取胜的法宝,它所收集、处理、分析的对象是“信息”。这些准确、及时、可靠的信息将大大有助于提高领导者决策的正确性和科学性。(3)通过企业办公自动化系统,能给企业的管理者在行为方式和思维模式上带来革命性进步。企业在管理手段与管理思想方面已经
9、落后于发达国家,所以迫切需要通过推行办公自动化来改善管理手段,增强竞争力。2.2.2系统数据流图数据流程图是描述系统逻辑模型的主要工具,它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、传递、存储和处理的总情况。根据分层数据流图分为顶层数据流图,中层数据流图和底层数据流图。在瑞丰农资办公自动化系统中,顶层数据流图主要由办公自动化系统,邮件管理,收发管理,资产管理,公告管理,会议管理,人力管理,文档管理,意见箱和重新登录共九部分组成。具体的系统顶层数据流图如图2.1所示。0办公自动化系统邮件管理人力资源文档管理公告管理会议管理资产管理收发管理意见箱重新登录图2.1 企业办公自动化系统顶层数据流
10、图对系统顶层数据流图进行细化可以得到中层数据流图,在企业办公自动化系统中层数据流图中,邮件管理,收发管理,资产管理,公告管理,会议管理,人力管理,文档管理,意见箱分别得到了细化,其中收发管理由建立发文和浏览发文两部分组成,以管理员身份进入系统后,可以进行相应的操作;公告管理分为,资产管理分为办公用品管理和车辆管理,该功能可以使公司员工随时了解公司办公用品和车辆的使用情况;邮件管理部分可以使员工进行收件和发件等操作;此外,管理员通过会议管理还可以增加开会通知和查看会议内容。人力资源管理分为个人信息管理、员工信息管理,添加员工和添加优秀员工,各用户可以通过个人信息管理来修改自己在公司的注册信息,系
11、统管理员可以修改其他员工信息,增添新员工和增添优秀员工;文档管理由上传文档和浏览文档组成,用户可以根据需要在改系统上传文档,其他员工可以查看已经上传的文档;在意见管理中,各用户可以针对工作需要发送对公司的意见和建议,管理员可以查看已经发送的意见;另外本系统还提供让各用户重新登录的功能。具体企业办公自动化系统中层数据流图如图2.2所示。 1收发 管理2会议管理3公告管理4人力资源8意见箱6文档管理5资产管理7邮件管理9重新登录浏览发文建立发文查看会议添加会议浏览公告添加公告个人信息浏览员工添加员工优秀员工办公用品车辆管理文件上传浏览文件发送邮件浏览发文查看邮件发送建议浏览发文查看建议浏览发文图2
12、.2 企业办公自动化系统中层数据流图3系统设计3.1系统总体设计原则作为一套应用系统,除了要能够完成预定的各种功能外,在设计时还必须遵循实用性、完备性、可靠性、安全性、兼容性、可扩充性等原则。安全性是指系统运行的安全性、数据的安全性和保密性等。同时,应根据用户的工作和业务流程为用户提供合理可靠的安全策略。 实用性是系统建设的主要目标,主要是指系统功能应能够满足当前和今后一段时间内企业办公的实际需要。 可靠性是指系统的数据结构合理、模块功能正确等,以保证数据处理和信息传输的正确可靠。 友好性是指界面的美观和使用的方便程度,即界面友好,有良好的引导功能、容错和查错功能。 可维护性是指系统应具有较好
13、的可维护性,以方便系统管理员对系统进行维护。 本系统目前还不是很完善以后需要改进的地方还很多。随着计算机在企业各部门应用的进一步深入,也后需要增加的功能还很多。另外,系统还应该留有一定的接口,以便将来扩充。 针对目前我国企业的实际情况,系统应具有较强的适应性和较好的可移植性,同时尽量避免对硬件的依赖。3.2系统功能设计本课题主要实现的是瑞丰农资公司办公自动化系统的各功能模块的设计与开发,主要实现功能有收/发文管理、会议管理、公告管理、资产管理、文档管理、内部邮件管理、人力资源管理、意见箱和重新登录等功能。系统功能模块如图3.1所示。企业办公自动化管理系统内部邮件管理办公管理意见箱文档管理人力资
14、源管理资产管理收发文管理公告管理重新登录图3.1 企业办公自动化系统功能模块图人力资源管理主要是对员工个人信息进行修改、添加员工信息、浏览员工信息及优秀员工查询等,另外为了与客户联系,本系统还设计了收/发文管理,其中包括建立发文和浏览发文两项功能。对于会议和公告管理,主要是设计了添加会议记录和新公告以及查看信息等功能。当然对于最重要的资产管理,本系统可分别对办公用品信息和车辆信息进行添加、浏览及管理。此外,系统还支持上传及浏览文件信息的功能。最后,考虑到方便公司内部员工交流,还设计了发送邮件对邮件查看等实用性功能,员工还可以通过意见箱向管理者发送意见和查看意见。各功能模块的详细说明如表3.1所
15、示。表3.1 各功能模块的详细说明功能类别功能名称、标识符描述收/发文管理建立发文主要包括建立发文和浏览发文两项功能。浏览发文人力资源管理个人信息对个人信息进行修改、添加员工信息、浏览员工信息及优秀员工查询等。浏览员工信息添加新员工优秀员工会议管理查看会议记录添加会议记录及查看会议记录。添加会议记录公告管理添加新公告可以添加新公告及查看公告信息。浏览公告资产管理办公用品管理分别对办公用品信息和车辆信息进行添加、浏览及管理。车辆管理文档管理文件浏览可以上传及浏览文件信息。文件上传意见箱发送建议可以发送意见和查看意见。查看意见箱邮件管理发送邮件可以发送邮件及对邮件进行查看和管理。查看邮件重新登录重
16、新登录重新输入用户名和密码进行登录。3.3 数据库设计3.3.1 数据库概念结构设计数据库的设计分为概念模型设计、逻辑模型设计和物理模型设计三部分。在数据库逻辑设计方面,可以遵循自顶向下的结构化设计方法,确定系统目标后,采用ER图设计数据库的概念模型,然后根据此模型导出数据库的关系模型。据分析系统实体关系如图3.2所示。图3.2 企业办公自动化系统图E-R图3.3.2 数据库逻辑结构设计将系统的概念模型进一步抽象为关系模式,得到系统的关系模式如下:车辆管理(编号,型号,车牌号,司机姓名,成产厂家,年检情况,状态,发动机号,车辆描述)收发管理(编号,发送主题,发送人,读取状态,发文内容,发送时间
17、,接收人,接收时间,可否删除)公告(编号,主题,公布时间,发布人,发布内容)会议(编号,主题,会议内容,出席人,会议地点,会议时间,主持人)邮件管理(编号,邮件主题,发送人,邮件内容,发送时间,接收人,接收时间,读取状态,可否删除)文档管理(编号,文档名,上传人,上传时间,文件大小,文件连接,下载人)菜单(编号,菜单名,子菜单,菜单规格,时间,部门,权限)资产管理(编号,品牌规格,类别,数量,金额,购买日期,购买部门)意见箱(编号,建议时间,建议人,主题,建议部门,建议内容) 用户(登录名,姓名,性别,手机号,权限,部门)3.3.3 数据库物理结构设计数据库物理结构设计主要包括如下内容:(1)
18、数据库系统标识符和状态l 数据库库名:isoftstone。l 数据库用户名:root。l 数据库密码:root。(2)类型选择与命名约定l 所有数据项都用相应的字母(中文全拼除外)表示;字符集采用 UTF-8;l 所有数据表第一个字段都是系统内部使用主键列,自增字段,不可空,名称为:相应的表名缩写id,确保不把此字段暴露给最终用户。l 除个别字段外,所有字符串字段都采用varchar类型,(无论汉字还是英文,都算一个字符)。l 除个别整形外,所有整形都采用int类型。l 除个别字段外,所有字段默认都设置为 null。所有日期格式都采用 datetime 格式,无时间值。所有文本的数据类型为t
19、ext。(3)系统数据表结构设计 本系统涉及到的数据表主要有文件信息表,下拉列表信息表,邮件信息表,功能菜单表,收发文信息记录表。其中文件信息表的作用是文档管理,其属性包括编号、文件名、上传人,上传大小、上传时间、下载、删除文件。下拉列表信息表的作用是用户表,其属性包括编号、用户名、类型、消息内容、顺序。邮件信息表的作用是内部邮件管理,其属性包括编号、主题、发件人、收件人、邮件内容、发送时间、邮件状态、删除收件、删除发件。功能菜单表的作用是重新登录管理,主要属性包括编号、菜单名、子菜单、菜单内容、时间、部门、权限。收发文信息记录表的作用是收发文管理,其属性包括编号、发文内容,发文主题,读取状态
20、,发送人,发送时间、接收时间、删除收件、删除发件。资产管理信息主要属性主要包括类别、品牌规格、数量、金额、购买日期、购买部门、编号。公告管理信息属性主要包括编号、公告主题、公布人、公布时间、公布内容。会议管理信息属性主要包括编号、会议主题、登录名、登录密码、创建时间、地址、主持人、出席人、真实姓名、性别、电话号码。车辆管理属性主要包括编号、型号、车牌号、司机姓名、生产厂家、年检情况、发动机、状态、车辆描述。意见箱属性主要包括编号、建议主题、建议内容、建议人、建议时间、建议部门。表3.2为文件信息表中的文档管理:表 3.2 文件信息表列名数据类型长度允许空是否为主键File_idint4否是Fi
21、le_namevarchar50是否File_upervarchar50是否File_sizevarchar50是否File_uptimevarchar50是否File_infovarchar50是否表3.3为下拉列表信息表中的用户表:表3.3 下拉列表信息表列名数据类型长度允许空是否为主键Label_idint4否否Label_namevarchar50是否Label_valuevarchar50是否Label_typevarchar50是否Label_ordersmallint2是否表3.4为邮件信息表中的内部邮件管理:表3.4 邮件信息表列名数据类型长度允许空是否为主键mail_idin
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